Verificarea unui candidat pe Google, LinkedIn sau alte rețele sociale poate face parte din procesul de recrutare, dar faptul că o informație este publică nu înseamnă că poate fi folosită fără limite.
Codul muncii permite angajatorului să verifice aptitudinile profesionale și personale ale candidatului, iar informațiile utilizate trebuie să aibă legătură cu postul pentru care acesta candidează. În același timp, prelucrarea datelor trebuie să respecte regulile GDPR.
1. Ce poate verifica firma?
Verificarea ar trebui să urmărească informații relevante profesional, precum:
• experiența profesională prezentată public;
• funcțiile ocupate;
• proiectele și portofoliul;
• certificările și calificările;
• lucrările sau materialele profesionale publicate;
• informații necesare pentru verificarea unor cerințe concrete ale postului.
De exemplu, pentru un post în comunicare poate fi relevant un portofoliu public, iar pentru un specialist IT pot fi relevante proiectele profesionale publicate online.
Firma ar trebui să stabilească înainte ce verifică și de ce, nu să caute pur și simplu orice informație disponibilă despre candidat.
2. Profilul public nu elimină dreptul la viață privată
Pe rețelele sociale pot apărea informații despre:
• opinii politice;
• religie;
• apartenență sindicală;
• sănătate;
• viață personală;
• orientare sexuală;
• situație familială.
O parte dintre acestea sunt categorii speciale de date potrivit GDPR și nu trebuie transformate în criterii de recrutare.
Angajatorul trebuie să evite și solicitarea accesului la profilurile private, a parolelor sau cererea adresată candidatului de a accepta recrutorul în lista de contacte.
3. Informația trebuie să fie relevantă pentru post
O fotografie, o opinie exprimată în mediul online sau o activitate din viața privată nu ar trebui să influențeze selecția dacă nu există o legătură obiectivă cu cerințele postului.
O regulă simplă pentru firmă este:
Dacă nu poți explica de ce informația este necesară pentru evaluarea candidatului pentru postul respectiv, nu o utiliza în decizia de recrutare.
Este recomandat ca aceleași criterii de verificare să fie aplicate tuturor candidaților aflați în situații comparabile.
4. Verificarea foștilor angajatori are reguli distincte
Codul muncii permite solicitarea de informații de la foștii angajatori numai cu privire la:
• activitățile îndeplinite de candidat;
• durata angajării.
Candidatul trebuie încunoștințat în prealabil.
Nu este recomandată contactarea informală a unui fost manager pentru obținerea unor aprecieri generale despre viața, comportamentul sau personalitatea candidatului.
5. Candidatul trebuie informat
Dacă firma verifică în mod obișnuit informații profesionale disponibile online, această practică ar trebui menționată în informarea privind recrutarea și protecția datelor.
De exemplu:
„În cadrul procesului de selecție, societatea poate consulta informații profesionale disponibile public referitoare la candidat, numai în măsura în care acestea sunt relevante pentru evaluarea cerințelor postului.”
Firma trebuie să precizeze și scopul prelucrării, temeiul juridic, perioada de păstrare și drepturile candidatului.
6. Nu păstra mai multe informații decât este necesar
Simpla consultare a unei informații și salvarea acesteia sunt două lucruri diferite.
Capturile de ecran ale profilurilor, fotografiile sau copiile unor postări nu ar trebui păstrate automat în dosarul recrutării.
În multe situații este suficientă o mențiune internă, de exemplu:
„Experiența profesională declarată a fost verificată în sursa publică indicată – informațiile sunt concordante.”
Datele candidaților care nu sunt angajați trebuie, de asemenea, șterse după perioada stabilită de firmă, dacă nu există un motiv justificat pentru păstrarea lor.
Verificare practică pentru firmă
Înainte de verificarea online a unui candidat, firma ar trebui să răspundă la câteva întrebări:
• informația este relevantă pentru postul respectiv?
• există un motiv profesional pentru verificare?
• candidatul a fost informat?
• sunt consultate în principal surse profesionale?
• sunt evitate datele despre viața privată?
• aceleași criterii sunt aplicate candidaților comparabili?
• se păstrează numai informațiile necesare?
O verificare online bine delimitată poate ajuta firma să confirme informații profesionale relevante, fără a transforma procesul de recrutare într-o analiză a vieții private a candidatului.
Legislația aplicabilă în domeniu
Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, în special art. 29 privind verificarea prealabilă a aptitudinilor candidatului:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/128647
Regulamentul (UE) 2016/679 – GDPR, în special regulile privind legalitatea, minimizarea datelor și informarea persoanei vizate:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
OG nr. 137/2000 privind prevenirea și sancționarea tuturor formelor de discriminare:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/24129
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Dacă firma ta recrutează personal și vrei să stabilești reguli clare privind verificarea candidaților și utilizarea informațiilor publice, PTIR îți poate oferi informații utile și orientare aplicată.
Prin articolele publicate pe site, evenimentele PTIR Business Connect și întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR facilitează accesul la explicații clare și la specialiști în legislația muncii, resurse umane și protecția datelor.
