O firmă poate avea angajați care lucrează la sediu, alternează între puncte de lucru, desfășoară activități la clienți sau lucrează în telemuncă. Pentru antreprenor, important este ca documentele să descrie organizarea reală a postului și să clarifice condițiile în care angajatul își desfășoară activitatea.
Stabilește cum se desfășoară efectiv activitatea
Înainte de redactarea contractului, verifică dacă salariatul lucrează într-o locație determinată, alternează între anumite sedii sau se deplasează în mod obișnuit la clienți.
Un angajat care lucrează după un program cunoscut în două puncte ale firmei se află într-o situație diferită de un tehnician care merge zilnic la alte adrese. Activitatea desfășurată de acasă, prin utilizarea tehnologiei informației, trebuie analizată potrivit regulilor privind telemunca.
Pentru fiecare post, stabilește locațiile obișnuite, frecvența deplasărilor, cine comunică programul și ce cheltuieli sunt suportate de firmă. Aceste informații te ajută să alegi clauzele potrivite și să eviți diferențele dintre contract și activitatea efectivă.
Descrie clar sediile și deplasările
Formulări precum „oriunde solicită angajatorul” pot crea neclarități privind zona de activitate și condițiile deplasărilor.
Dacă angajatul va lucra în mai multe puncte, precizează locațiile sau descrie aria activității și modul de repartizare, în funcție de specificul postului. Verifică separat dacă este necesară o clauză de mobilitate. Enumerarea mai multor adrese nu transformă automat postul într-unul mobil.
Stabilirea contractuală a locului muncii, mobilitatea și modificarea temporară a locului muncii sunt mecanisme distincte, reglementate de Codul muncii. Alegerea trebuie să pornească de la modul în care este organizată activitatea, nu doar de la denumirea folosită în documente.
Clarifică organizarea muncii la client
Pentru activitatea desfășurată în spațiile unui client, stabilește cine repartizează sarcinile, cine verifică rezultatele, cine aprobă absențele și cui îi raportează salariatul.
Contractul comercial și instrucțiunile transmise echipei trebuie să descrie aceeași organizare. Dacă angajatul este integrat în activitatea clientului și lucrează efectiv sub conducerea acestuia, este necesară verificarea încadrării juridice a relației. Denumirea de „prestări servicii” nu clarifică singură toate responsabilitățile.
Înainte de începerea activității, stabilește împreună cu clientul regulile de acces, instruirea necesară și modul de comunicare a incidentelor. Salariatul trebuie să știe cui se adresează dacă apar probleme la locația respectivă.
Organizează telemunca prin reguli aplicabile postului
Telemunca se bazează pe acordul părților și trebuie prevăzută expres în contractul individual de muncă sau într-un act adițional. Documentul trebuie să includă clauzele specifice cerute de Legea nr. 81/2018, inclusiv cele privind verificarea activității, evidența timpului de muncă, responsabilitățile de securitate și sănătate și condițiile suportării cheltuielilor.
Pentru aplicarea practică, explică zilele în care este necesară prezența la sediu, intervalele de comunicare, echipamentele utilizate și procedura pentru dificultăți tehnice.
Stabilește și o regulă pentru schimbarea țării din care se lucrează. O aprobare generală de telemuncă nu ar trebui interpretată ca o aprobare pentru desfășurarea activității din orice stat.
Verifică suplimentar telemunca din străinătate
Înainte de aprobare, solicită țara, perioada, locul de desfășurare a activității și informații despre eventualele șederi anterioare. Clarifică dacă salariatul va realiza numai sarcini interne sau va avea și contacte comerciale ori atribuții de negociere în statul respectiv.
Impozitarea salariului trebuie analizată potrivit legislației relevante și convenției pentru evitarea dublei impuneri. Regula celor 183 de zile nu reprezintă o garanție că orice perioadă mai scurtă este lipsită de obligații fiscale; trebuie verificate toate condițiile aplicabile.
Separat, verifică sistemul de asigurări sociale aplicabil și, după caz, necesitatea documentului A1. Regulile privind contribuțiile sociale sunt distincte de cele privind impozitarea venitului.
Analiza trebuie să includă dreptul de ședere și de muncă, securitatea informațiilor, fusul orar și condițiile de sănătate și securitate. Aprobarea scrisă poate preciza perioada, programul de disponibilitate și obligația de a anunța orice schimbare relevantă.
Pentru firmă, este util ca aprobarea să fie comunicată și persoanelor responsabile de administrarea personalului și salarizare, astfel încât acestea să poată îndeplini eventualele obligații identificate.
Corelează contractul cu REGES Online
HG nr. 295/2025 prevede înregistrarea locului de muncă drept fix sau mobil. Încadrarea trebuie să reflecte situația contractuală, iar telemunca nu trebuie confundată automat cu mobilitatea.
Dacă apar dificultăți de completare, verifică instrucțiunile platformei și solicită clarificări. Păstrează răspunsul primit și verifică înregistrarea efectuată, fără a modifica artificial contractul pentru a-l adapta unei interpretări a câmpurilor tehnice.
Legislația aplicabilă și repere utile
Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, în special art. 17, 25, 41 și art. 88–102:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/290668
Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/199418
HG nr. 295/2025 privind REGES Online:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocumentAfis/302099
Comisia Europeană – evitarea dublei impuneri:
https://europa.eu/youreurope/citizens/work/taxes/double-taxation/index_en.htm
Comisia Europeană – asigurări sociale în situații transfrontaliere:
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
PTIR facilitează accesul la informații și specialiști pentru organizarea posturilor, pregătirea documentelor de muncă și înțelegerea obligațiilor asociate activității desfășurate în diferite locații, prin articolele publicate pe site, evenimentele PTIR Business Connect și întâlnirile directe cu tinerii antreprenori.
