Predarea unei mașini unui salariat trebuie însoțită de o explicație clară privind utilizarea acesteia. Firma trebuie să știe dacă vehiculul servește activității profesionale, dacă permite și utilizarea personală și cum procedează când angajatul nu mai desfășoară temporar aceeași activitate.

Descrie utilizările permise

Politica auto ar trebui să precizeze cine poate conduce, unde poate fi folosit vehiculul și dacă sunt permise deplasările personale sau ieșirea din țară.

Este util să fie clarificat și dacă angajatul poate permite conducerea de către o altă persoană. Asigurarea și condițiile contractului de leasing trebuie verificate înainte de stabilirea acestor reguli.

Un proces-verbal de predare poate consemna starea mașinii, kilometrajul, documentele, cheile și accesoriile.

Stabilește cine suportă fiecare cost

Combustibilul, parcarea, taxele de drum, întreținerea și cheltuielile unor deplasări personale trebuie tratate distinct.

Firma poate stabili o procedură pentru decontare, documentele necesare și aprobarea unor cheltuieli neobișnuite. Aceasta trebuie comunicată înainte ca angajatul să facă respectivele cheltuieli.

Tratamentul fiscal al folosirii personale trebuie verificat cu contabilul în raport cu situația concretă a vehiculului și regimul fiscal al firmei. Denumirea de „mașină de serviciu” nu stabilește singură soluția fiscală.

Pregătește regulile pentru perioadele fără activitate

Concediul, suspendarea contractului, schimbarea postului sau încetarea raportului de muncă pot ridica întrebarea dacă mașina rămâne la salariat.

Înainte de solicitarea restituirii, verifică documentul în baza căruia a fost acordată și dacă folosința personală face parte din drepturile convenite. Modificarea unui drept contractual se analizează în raport cu regulile privind acordul părților.

Pentru viitoarele acordări, explică expres condițiile de păstrare și restituire, inclusiv locul, termenul și persoana care preia vehiculul.

Organizează gestionarea incidentelor

Salariatul ar trebui să știe pe cine anunță în cazul unui accident, al unei defecțiuni sau al pierderii documentelor.

Politica poate explica pașii pentru constatare, contactarea asigurătorului și aprobarea reparațiilor. Evită formulările prin care orice incident este atribuit automat angajatului, fără verificarea împrejurărilor.

O evidență coerentă a utilizării, cheltuielilor și incidentelor ajută firma să gestioneze vehiculul și să explice ulterior deciziile luate.

Legislația aplicabilă în domeniu

Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, în special art. 41:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/290668

Regulile fiscale trebuie verificate în forma actualizată a Codului fiscal și a normelor sale, în funcție de utilizarea vehiculului.

Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta

PTIR facilitează accesul la informații pentru organizarea resurselor firmei și clarificarea condițiilor în care acestea sunt puse la dispoziția angajaților.