Gestionarea concediilor poate fi simplificată dacă firma urmărește câteva termene și operațiuni clare. Pentru concediul de odihnă, contează programarea, plata indemnizației și evidența zilelor rămase. Pentru concediile medicale, este importantă data primirii certificatului și operarea corectă a suspendării în REGES-Online.
- Programarea concediilor se pregătește pentru anul următor
Programarea concediilor se efectuează până la sfârșitul anului pentru anul următor, colectiv sau individual, după consultarea salariaților ori a reprezentanților acestora.
Dacă perioadele sunt stabilite individual, este util ca firma să urmărească solicitările depuse cu cel puțin 60 de zile înainte. Atunci când concediul este împărțit în mai multe perioade, programarea trebuie să permită efectuarea a cel puțin 10 zile lucrătoare consecutive într-un an.
O evidență aplicată poate conține:
- numele salariatului;
- numărul total de zile;
- perioada programată;
- perioada aprobată;
- zilele efectuate;
- zilele rămase;
- anul din care provin zilele restante.
- Indemnizația trebuie pregătită înainte de plecarea în concediu
Indemnizația de concediu trebuie calculată și plătită cu cel puțin cinci zile lucrătoare înainte de plecarea salariatului.
Pentru a evita situațiile în care cererea ajunge prea târziu la salarizare, firma poate introduce un circuit simplu:
- salariatul transmite cererea;
- persoana responsabilă confirmă perioada;
- cererea aprobată ajunge la salarizare;
- se verifică data până la care trebuie efectuată plata;
- perioada este actualizată în evidența concediilor.
- Zilele neefectuate se urmăresc separat, în funcție de anul din care provin
Atunci când concediul nu a putut fi efectuat din motive justificate, zilele rămase trebuie acordate într-o perioadă de 18 luni, începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul.
Este recomandat ca zilele să nu fie trecute într-un singur total, fără indicarea anului. Evidența poate arăta separat:
- zile rămase din anul anterior;
- zile aferente anului curent;
- zile deja programate;
- termenul până la care trebuie acordate.
Compensarea zilelor neefectuate cu bani este permisă numai la încetarea contractului individual de muncă.
- Perioada deja aprobată nu trebuie modificată informal
După aprobarea concediului, schimbarea perioadei trebuie discutată și confirmată în scris. Firma nu ar trebui să anuleze sau să mute unilateral concediul doar pentru că a intervenit o perioadă mai aglomerată.
Dacă salariatul este rechemat din concediu, măsura trebuie să fie justificată de forță majoră sau de interese urgente care impun prezența acestuia. În această situație, angajatorul suportă cheltuielile necesare revenirii salariatului și familiei sale, precum și eventualele prejudicii produse prin întreruperea concediului.
Documentul intern privind rechemarea poate menționa:
- motivul rechemării;
- data reluării activității;
- zilele de concediu neefectuate;
- cheltuielile suportate de firmă;
- perioada în care vor fi reprogramate zilele rămase.
- Data primirii certificatului medical trebuie înregistrată
Suspendarea bazată pe un certificat medical se transmite în REGES-Online în termen de trei zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului la angajator.
De aceea, firma trebuie să poată dovedi data la care documentul a fost primit. Poate fi utilizat un registru simplu, cu următoarele câmpuri:
- numele salariatului;
- seria și numărul certificatului;
- data emiterii;
- perioada acordată;
- data primirii la firmă;
- caracterul inițial sau „în continuare”;
- data transmiterii în REGES-Online;
- persoana care a efectuat înregistrarea.
Acest registru ajută firma să urmărească termenul de trei zile și circuitul documentului către salarizare.
- Cum se operează concediul medical în REGES-Online?
Pentru concediul medical care determină suspendarea contractului, operațiunea se efectuează din secțiunea:
Contracte → Suspendare → Suspendare
Se selectează salariatul și se completează:
- temeiul legal aplicabil;
- data de început a suspendării;
- data de sfârșit;
- seria și numărul certificatului, data emiterii sau data înregistrării, la rubrica „Alte detalii”.
Înainte de transmitere trebuie verificată sinteza afișată de platformă.
Nu toate situațiile medicale conduc la suspendarea contractului. De exemplu, reducerea cu o pătrime a duratei normale de lucru sau trecerea temporară în altă muncă nu se operează ca suspendări.
- Certificatele succesive nu se introduc ca perioade suprapuse
REGES-Online nu permite suprapunerea perioadelor de suspendare, chiar dacă documentele medicale conțin intervale care se intersectează.
În cazul prelungirii unui concediu medical, platforma permite:
- modificarea suspendării existente; sau
- închiderea suspendării și înregistrarea unei noi suspendări pe baza certificatului următor.
Dacă este primit un certificat distinct sau un certificat inițial cu alt cod de indemnizație, trebuie verificată necesitatea încetării primei suspendări și a introducerii uneia noi.
Înainte de operare trebuie analizate împreună toate certificatele aferente perioadei, nu fiecare document separat.
- Corecția și modificarea nu se utilizează pentru aceeași situație
Dacă o perioadă a fost introdusă greșit din cauza unei erori materiale, se utilizează funcția de corecție. Pentru o suspendare activă, corecția poate viza motivul suspendării, data de început sau data de sfârșit.
Dacă suspendarea nu mai este ultima operațiune din istoricul contractului, corectarea trebuie efectuată din axa cronologică a contractului, prin opțiunea de corecție a înregistrării din istoric.
Înainte de o nouă transmitere, firma trebuie să verifice dacă în sistem există deja:
- o suspendare activă;
- o perioadă introdusă greșit;
- o suspendare care trebuia închisă;
- o suprapunere cu un alt certificat;
- o înregistrare care trebuie corectată, nu dublată.
- Verificarea finală înainte de salarizare
Pentru fiecare concediu medical primit în cursul lunii, se verifică:
- data la care certificatul a fost primit de firmă;
- termenul de trei zile lucrătoare pentru transmitere;
- caracterul inițial sau „în continuare”;
- codul indemnizației;
- perioada fiecărui certificat;
- eventualele suprapuneri;
- suspendarea existentă în REGES-Online;
- concordanța dintre certificat, registru și salarizare.
Această verificare permite identificarea din timp a diferențelor care ar putea conduce la corecții sau la dificultăți în recuperarea indemnizațiilor.
Legislația aplicabilă în domeniu este disponibilă aici:
Codul muncii:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/183782
Întrebări frecvente REGES-Online:
https://reges.inspectiamuncii.ro/ajutor/intrebari-frecvente
Ghidul aplicației pentru angajatori:
https://reges.inspectiamuncii.ro/ajutor/ghid-utilizare-aplicatie-angajator/
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Dacă vrei să îți organizezi mai bine programarea concediilor, evidența zilelor rămase sau operațiunile aferente concediilor medicale în REGES-Online, PTIR îți poate oferi informații utile și orientare aplicată.
Prin articolele publicate pe site, evenimentele PTIR Business Connect și întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR facilitează accesul la explicații clare și la specialiști în legislația muncii, resurse umane, fiscalitate și management.
Câteva verificări efectuate la momentul potrivit ajută firma să păstreze evidențe corecte și să gestioneze concediile fără complicații inutile.
