Pentru companiile care intră sub incidența Legii nr. 361/2022, simpla existență a unei adrese de e-mail nu este suficientă. Canalul intern trebuie să permită primirea, înregistrarea și analizarea raportărilor în condiții care protejează confidențialitatea persoanei și permit urmărirea cazului.

Un element esențial este alegerea persoanei care gestionează raportările. Legea cere ca activitatea acesteia să fie exercitată cu independență, imparțialitate și confidențialitate, ceea ce înseamnă că desemnarea nu trebuie făcută doar pentru a completa formal o obligație.

Alege responsabilul în funcție de rol, nu de titulatură

Funcția poate fi atribuită unei persoane din firmă, unei structuri sau, în condițiile legii, unui terț. Important este ca persoana desemnată să poată analiza raportările fără conflicte evidente de interese și să aibă acces la informațiile necesare.

De exemplu, dacă o raportare îl privește chiar pe superiorul direct al responsabilului, procedura trebuie să prevadă o alternativă care să păstreze imparțialitatea.

Limitează accesul la raportări

Canalul trebuie organizat astfel încât mesajele și identitatea avertizorului să nu fie accesibile unor persoane fără atribuții în gestionarea cazului.

O adresă generală de tip office@firma.ro, utilizată de întreaga echipă, nu oferă același nivel de confidențialitate ca un canal dedicat, cu acces limitat.

Urmărește termenele și documentează cazul

Procedura trebuie să permită confirmarea primirii raportării, efectuarea acțiunilor subsecvente și informarea avertizorului în termenele prevăzute de lege. Raportările trebuie înregistrate și păstrate potrivit cerințelor legale.

Pentru firmă, o procedură eficientă ar trebui să răspundă clar la patru întrebări: unde se raportează, cine primește, cine verifică și cine decide ce măsuri sunt necesare.

Legislația aplicabilă în domeniu

Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/262872

Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta

PTIR poate oferi antreprenorilor informații privind obligațiile de conformare și organizarea procedurilor interne care apar pe măsură ce firma se dezvoltă.