Pe măsură ce firma își dezvoltă echipa, apar tot mai multe reguli: cine aprobă anumite operațiuni, cum se utilizează echipamentele, cum circulă documentele sau ce responsabilități are fiecare angajat. Nu toate trebuie însă introduse în contractul individual de muncă.
Alegerea documentului potrivit este importantă deoarece o clauză contractuală nu poate fi modificată, de regulă, unilateral de angajator, în timp ce regulile de organizare internă au un regim diferit. Codul muncii stabilește că modificarea CIM se realizează, ca regulă, prin acordul părților.
- CIM-ul păstrează elementele esențiale ale raportului de muncă
Contractul trebuie să rămână concentrat asupra condițiilor individuale ale angajării: funcție, locul muncii, salariu, timp de muncă și celelalte elemente prevăzute de lege.
Dacă firma introduce în CIM detalii operaționale foarte precise, orice schimbare ulterioară poate ajunge să necesite modificarea contractului. De aceea, o regulă care trebuie adaptată frecvent nu ar trebui transformată automat într-o clauză contractuală.
- Fișa postului descrie responsabilitățile funcției
Atribuțiile concrete ale salariatului își găsesc locul în fișa postului. Codul muncii include expres fișa postului, cu specificarea atribuțiilor, între informațiile care trebuie comunicate salariatului.
Astfel, responsabilitatea pentru întocmirea unui raport, gestionarea unui anumit proces sau verificarea unor documente nu trebuie detaliată inutil în corpul CIM-ului dacă poate fi definită clar prin atribuțiile postului.
- Regulamentul intern stabilește regulile generale ale firmei
Regulile care se aplică întregii echipe sau unor categorii de salariați își găsesc, de regulă, locul în regulamentul intern. Codul muncii prevede aici, printre altele, reguli privind disciplina, drepturile și obligațiile părților, soluționarea cererilor sau reclamațiilor individuale și criteriile și procedurile de evaluare profesională.
Regulamentul trebuie adus la cunoștința salariaților, iar modificările sale sunt supuse aceleiași obligații de informare.
- Procedurile interne explică modul concret de lucru
Pentru activitățile operaționale, firma poate utiliza proceduri sau politici interne care descriu cum se realizează efectiv un proces.
De exemplu, într-o procedură pot fi stabilite circuitul documentelor, aprobarea cheltuielilor, utilizarea echipamentelor companiei, raportarea internă sau pașii necesari pentru efectuarea unei anumite operațiuni.
Avantajul este că firma poate organiza mai clar activitatea fără să transforme fiecare detaliu de lucru într-o clauză contractuală. Procedurile nu pot însă elimina sau restrânge drepturi stabilite prin lege ori prin CIM.
Unde punem, concret, regula?
O schemă simplă poate ajuta:
- CIM – condițiile individuale și esențiale ale raportului de muncă;
- fișa postului – atribuțiile și responsabilitățile funcției;
- regulamentul intern – regulile generale aplicabile în cadrul firmei;
- procedura/politica internă – pașii concreți prin care se desfășoară o anumită activitate.
Înainte de introducerea unei reguli noi, firma ar trebui să se întrebe dacă aceasta reprezintă o condiție contractuală, o responsabilitate a postului, o regulă generală sau doar o modalitate de organizare a unui proces.
Atenție la regulile duplicate
Aceeași regulă nu ar trebui copiată inutil în mai multe documente. Dacă apare în CIM, regulament și procedură în formulări diferite, orice actualizare poate genera contradicții.
Este utilă o revizuire periodică a documentelor interne pentru a verifica dacă acestea sunt corelate și dacă procedurile folosite în practică reflectă regulile comunicate salariaților. O procedură internă nu poate fi utilizată, de exemplu, pentru a modifica unilateral o clauză din CIM care necesită acordul salariatului.
Legislația aplicabilă în domeniu
Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, în special art. 17, art. 40–41 și art. 241–244 privind informarea salariatului, modificarea contractului și regulamentul intern:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/128647
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Dacă firma ta își construiește sau își actualizează documentele interne, PTIR îți poate oferi informații utile privind organizarea acestora și corelarea regulilor interne cu legislația muncii.
Prin articolele publicate pe site, evenimentele PTIR Business Connect și întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR facilitează accesul la explicații clare și la specialiști în legislația muncii și resurse umane.
