Instalarea unei camere sau a unui sistem de acces nu rezolvă automat problema securității și nici nu oferă firmei libertatea de a utiliza toate datele colectate pentru orice scop. Înainte de achiziție, antreprenorul trebuie să stabilească problema concretă pe care urmărește să o rezolve și de ce este necesară tehnologia respectivă.

Pornește de la necesitate

Protejarea unui depozit, controlul accesului într-o zonă cu bunuri valoroase și verificarea permanentă a comportamentului angajaților presupun scopuri diferite.

Pentru fiecare sistem, firma ar trebui să poată explica ce zonă este monitorizată, ce incidente urmărește să prevină, cine consultă înregistrările și cât timp sunt păstrate. Amplasarea camerelor trebuie analizată în raport cu aceste scopuri, fără extinderea inutilă a supravegherii.

În cazul monitorizării salariaților întemeiate pe interesul legitim al angajatorului, Legea nr. 190/2018 impune condiții cumulative, inclusiv justificarea interesului, informarea prealabilă, consultarea sindicatului sau a reprezentanților angajaților și verificarea alternativelor mai puțin intruzive. Păstrarea înregistrărilor este, ca regulă, limitată la 30 de zile, cu excepțiile prevăzute de lege.

Verifică separat folosirea imaginilor într-o cercetare disciplinară

O cameră instalată pentru protejarea bunurilor nu trebuie transformată informal într-un instrument de urmărire a pauzelor sau a productivității.

Dacă apare un incident, înainte de utilizarea imaginilor firma trebuie să analizeze scopul inițial, temeiul prelucrării, informarea transmisă angajaților și compatibilitatea utilizării ulterioare. Regulile GDPR privind limitarea scopului se aplică și atunci când înregistrarea pare utilă pentru clarificarea unei abateri.

Ca măsură practică, accesul la înregistrarea relevantă ar trebui limitat, iar extragerea și păstrarea acesteia documentate. Distribuirea imaginilor în grupuri interne sau folosirea lor pentru comentarii despre angajat trebuie evitate.

Recunoașterea facială necesită o analiză suplimentară

Datele biometrice utilizate pentru identificarea unică a unei persoane fac parte din categoriile speciale de date. Firma trebuie să identifice atât un temei pentru prelucrare, cât și o excepție aplicabilă potrivit art. 9 GDPR. Simplul interes pentru un acces mai rapid nu este suficient.

Înainte de achiziție, compară sistemul cu alternative precum cardul, codul individual sau verificarea accesului de către personal autorizat. Solicită furnizorului explicații despre datele colectate, stocare, ștergere și posibilitatea utilizării unei alternative.

În 2026, ANSPDCP a avertizat un operator în legătură cu un sistem de recunoaștere facială pentru acces, constatând probleme privind legalitatea, necesitatea și proporționalitatea prelucrării.

Legislația aplicabilă în domeniu

Regulamentul general privind protecția datelor, în special art. 5, 6, 9, 13 și 35:

https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/ron

Legea nr. 190/2018, în special art. 5:

https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/203151

Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta

PTIR facilitează accesul la informații și specialiști pentru înțelegerea obligațiilor privind protecția datelor și organizarea activității firmei.