Când un angajat nu se prezintă la serviciu și nu transmite o justificare, firma trebuie să clarifice situația înainte de a lua o măsură. Suspendarea contractului și sancționarea disciplinară sunt două proceduri diferite, iar documentele trebuie să arate ce anume a decis angajatorul și în baza căror informații.
Verifică situația înainte de suspendare
Persoana responsabilă de administrarea personalului ar trebui să verifice programul salariatului, eventualele cereri aprobate și mesajele primite. Este utilă contactarea angajatului și consemnarea încercărilor de comunicare.
De exemplu, lipsa de la serviciu poate fi urmată de prezentarea unui certificat medical sau poate avea legătură cu o urgență familială. O absență aparent nejustificată nu trebuie încadrată definitiv înainte de analizarea documentelor relevante.
Verifică regulile aplicabile în firmă
Art. 51 alin. (2) din Codul muncii permite suspendarea contractului pentru absențe nemotivate în condițiile stabilite prin documentele aplicabile raportului de muncă. Această suspendare nu presupune, în sine, efectuarea prealabilă a unei cercetări disciplinare.
Pentru aplicarea practică, regulamentul intern ar trebui să explice cum se anunță o absență, cui se transmit justificările și cum se constată situația. O regulă clară reduce riscul unor decizii diferite pentru cazuri asemănătoare.
Dosarul măsurii poate cuprinde evidența absenței, solicitarea de explicații, răspunsul angajatului, dacă există, și documentul prin care se stabilește suspendarea. Acestea trebuie corelate cu pontajul și cu salarizarea.
Respectă termenul pentru REGES Online
Pentru suspendarea determinată de absențe nemotivate, HG nr. 295/2025 prevede transmiterea în REGES Online în termen de trei zile lucrătoare de la data suspendării. Termenul nu trebuie confundat cu momentul finalizării unei eventuale proceduri disciplinare.
Este recomandat ca administratorul să stabilească cine comunică măsura persoanei care operează registrul și cine verifică transmiterea. Decizia rămasă într-un dosar, fără actualizarea evidențelor, nu rezolvă întreaga situație.
Analizează separat eventuala abatere disciplinară
Dacă firma urmărește și sancționarea, trebuie analizate împrejurările absenței, explicațiile angajatului și procedura aplicabilă. Suspendarea nu dovedește automat vinovăția și nu reprezintă o concediere.
Legislația aplicabilă în domeniu
Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, în special art. 51 alin. (2) și art. 247–252:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/290668
HG nr. 295/2025 privind REGES Online, în special art. 5:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocumentAfis/302099
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Prin informațiile și evenimentele dedicate antreprenorilor, PTIR facilitează accesul la explicații practice privind documentele de personal și gestionarea relațiilor de muncă.
