Odată cu angajarea primelor persoane, evidența timpului de muncă devine una dintre responsabilitățile administrative care trebuie organizate de la început. Pontajul nu este doar un document pentru eventualitatea unui control, ci dovada modului în care a fost desfășurată efectiv activitatea și poate deveni relevant pentru calculul salariului, al sporurilor, al orelor suplimentare sau pentru soluționarea unui conflict de muncă.
Codul muncii obligă angajatorul să țină evidența zilnică a orelor prestate de fiecare salariat, cu ora de începere și ora de terminare a programului. Chiar dacă firma utilizează un sistem prin care angajații se pontează singuri, responsabilitatea pentru existența și corectitudinea evidenței rămâne a angajatorului.
Alege o metodă de pontaj care poate fi verificată
Pentru un IMM nu este necesar un sistem complicat. Poate fi utilizată o aplicație, o evidență electronică, un sistem de acces sau o foaie de pontaj, cu condiția ca informațiile să reflecte programul real.
Este util să existe și o regulă pentru situațiile în care o înregistrare este greșită: cine solicită corectarea, cine o aprobă și cum rămâne documentată modificarea. Un pontaj care poate fi schimbat fără urmă este mai dificil de susținut atunci când apar neclarități.
Urmărește și ce îți spune pontajul despre organizarea firmei
Evidența timpului poate deveni un instrument de management. Dacă aceeași persoană depășește frecvent programul, problema poate indica un volum prea mare de sarcini, o repartizare ineficientă a activității sau necesitatea suplimentării echipei.
Același principiu se aplică pauzelor. Pentru un program zilnic mai mare de șase ore, condițiile acordării pauzei de masă și a altor pauze trebuie stabilite prin regulamentul intern sau contractul colectiv aplicabil. Volumul de muncă trebuie organizat astfel încât pauza să poată fi utilizată efectiv, nu doar să figureze într-un document.
Organizează corect activitatea în weekend
Repausul săptămânal este, ca regulă, de 48 de ore consecutive. Dacă natura activității presupune lucru sâmbăta sau duminica, repausul poate fi acordat în alte zile, însă această organizare trebuie reflectată în documentele aplicabile, iar salariatul beneficiază de un spor salarial al cărui cuantum este stabilit prin contract.
Reglementează și situațiile neprevăzute
Dacă unui angajat i se face rău în timpul programului și trebuie să plece mai devreme, orele nelucrate nu ar trebui transformate automat în absențe nemotivate. Firma trebuie mai întâi să clarifice situația și să permită justificarea acesteia, potrivit regulilor interne și documentelor prezentate.
O procedură simplă privind programul, pontajul, pauzele, repausul și modificările de prezență ajută firma să aibă o evidență coerentă încă de la primul angajat.
Legislația aplicabilă în domeniu
Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, în special art. 119, art. 134 și art. 137:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/304539
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
PTIR oferă antreprenorilor informații și orientare privind organizarea programului, documentele de personal și obligațiile care apar odată cu dezvoltarea echipei, prin articolele publicate pe site, evenimentele PTIR Business Connect și întâlnirile directe cu tinerii antreprenori.
