Stabilirea salariilor nu trebuie să devină un proces complicat. Pentru o firmă mică, este important să existe criterii clare, documente corecte și o diferențiere între majorările impuse de lege și cele negociate cu angajații.
O organizare simplă a salariilor ajută firma să își planifice bugetul, să explice mai ușor deciziile și să mențină o relație transparentă cu echipa.
- Stabilește motivul majorării
Înainte de pregătirea documentelor, firma trebuie să stabilească de ce se modifică salariul.
Poate fi vorba despre:
- actualizarea salariului minim prevăzut de lege;
- promovarea salariatului;
- modificarea responsabilităților;
- rezultatele profesionale;
- indexarea sau ajustarea internă a salariilor;
- o majorare negociată individual.
Această diferențiere este importantă deoarece nu toate modificările se gestionează în același mod.
- Majorarea negociată presupune acordul salariatului
Salariul este un element al contractului individual de muncă. Atunci când firma propune o majorare negociată, modificarea trebuie confirmată printr-un act adițional semnat înainte de data de la care noul salariu se aplică.
Actul adițional ar trebui să includă:
- datele angajatorului și ale salariatului;
- numărul și data contractului;
- salariul anterior;
- noul salariu;
- celelalte componente salariale modificate, dacă este cazul;
- data de la care se aplică majorarea;
- semnăturile părților.
Documentul nu trebuie antedatat, iar noul salariu nu ar trebui introdus în evidențe înainte de clarificarea situației contractuale.
- Cum procedează firma dacă salariatul refuză actul adițional?
Un salariat poate considera că majorarea propusă este prea mică și poate refuza semnarea actului adițional. Refuzul nu reprezintă demisie, abatere disciplinară sau renunțare la locul de muncă.
În această situație, firma poate:
- înregistra data la care propunerea a fost transmisă;
- solicita salariatului să își exprime poziția în scris;
- continua negocierea, dacă există această posibilitate;
- păstra salariul existent, dacă acesta respectă nivelul minim obligatoriu;
- arhiva propunerea și dovada refuzului.
Dacă modificarea este necesară pentru respectarea salariului minim stabilit prin lege, firma trebuie să asigure cel puțin nivelul legal aplicabil, chiar dacă există neînțelegeri privind o majorare suplimentară.
- Diferențele salariale trebuie să poată fi explicate obiectiv
Salariații care ocupă posturi diferite pot avea salarii diferite. Totuși, denumirea diferită a funcției nu este suficientă, în toate situațiile, pentru a justifica orice diferență.
Pentru stabilirea salariilor, firma poate utiliza criterii precum:
- competențele necesare;
- complexitatea activității;
- efortul presupus;
- nivelul de responsabilitate;
- condițiile de muncă;
- experiența relevantă;
- performanța, dacă aceasta este evaluată pe baza unor criterii cunoscute.
Aceste criterii ajută inclusiv la compararea unor profesii diferite, atunci când activitatea prestată poate avea o valoare similară pentru organizație.
- O grilă salarială simplă poate preveni neclaritățile
O firmă mică nu are nevoie de un sistem complex de salarizare. Poate utiliza un tabel intern care să cuprindă:
- postul;
- nivelul de responsabilitate;
- competențele necesare;
- intervalul salarial;
- criteriile de majorare;
- data ultimei revizuiri;
- justificarea eventualelor diferențe.
Grila nu presupune că toți salariații trebuie să aibă același salariu. Rolul ei este să arate că diferențele sunt legate de activitate și de criterii profesionale, nu de criterii personale sau discriminatorii.
- Pentru minor, șase ore reprezintă normă întreagă
În cazul salariaților cu vârsta sub 18 ani, durata normală a timpului de muncă este de șase ore pe zi și 30 de ore pe săptămână. Acest program reprezintă norma întreagă legală pentru minor, nu un contract cu timp parțial. Prin urmare, salariul minim nu trebuie diminuat proporțional doar pentru că minorul lucrează șase ore în loc de opt.
La angajarea și salarizarea unui minor, firma trebuie să verifice:
- vârsta salariatului;
- programul de șase ore pe zi;
- încadrarea contractului ca normă întreagă;
- respectarea salariului minim aplicabil;
- concordanța dintre contract, pontaj și statul de plată.
- Documentele salariale trebuie păstrate împreună
Pentru fiecare modificare salarială, este util ca firma să păstreze în dosarul salariatului:
- propunerea de majorare;
- actul adițional semnat;
- dovada transmiterii documentului;
- refuzul de semnare, dacă există;
- documentul intern care justifică majorarea;
- evaluarea profesională, dacă majorarea se bazează pe performanță;
- criteriile salariale aplicabile postului.
O evidență clară ajută firma să urmărească evoluția salariilor și să explice coerent deciziile luate.
- Verificare înainte de modificarea salariului
Înainte de aplicarea unei modificări salariale, firma ar trebui să verifice:
- majorarea este obligatorie prin lege sau este negociată?
- salariul actual respectă nivelul minim aplicabil?
- salariatul a fost informat?
- este necesar un act adițional?
- documentul este semnat înainte de aplicarea modificării?
- diferențele față de alte posturi sunt susținute de criterii obiective?
- în cazul unui minor, salariul a fost calculat pentru norma întreagă de șase ore?
- documentele au fost transmise către salarizare și păstrate la dosar?
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Dacă ai nevoie de clarificări privind modificarea salariilor, actele adiționale sau stabilirea unor criterii salariale potrivite firmei, PTIR îți poate oferi informații utile și orientare aplicată.
Prin articolele publicate pe site, evenimentele PTIR Business Connect și întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR facilitează accesul la explicații clare și la specialiști în legislația muncii, resurse umane, fiscalitate și management.
Regulile salariale clare ajută firma să își gestioneze mai bine bugetul și contribuie la construirea unei relații bazate pe încredere cu angajații.
