După perioada de probă, contractul de muncă nu mai poate înceta printr-o simplă notificare. Dacă firma nu mai vrea să continue colaborarea cu un salariat, trebuie să verifice ce procedură se aplică și ce documente sunt necesare.
Cea mai mare greșeală este să fie emisă o decizie scurtă de încetare, fără temei clar, fără procedură și fără documente care să susțină măsura. În practică, o astfel de decizie poate fi anulată, iar firma poate ajunge să plătească salarii, despăgubiri sau cheltuieli de judecată.
- Verifică motivul real al încetării
Înainte de orice document, firma trebuie să stabilească motivul real pentru care vrea încetarea contractului.
Situațiile pot fi diferite:
- salariatul nu respectă disciplina muncii;
- salariatul nu corespunde profesional;
- postul se desființează;
- salariatul dorește să plece;
- părțile sunt de acord să înceteze colaborarea;
- există absențe sau alte probleme care trebuie analizate separat.
Fiecare situație are reguli diferite. Nu se folosește aceeași decizie pentru toate cazurile.
- Nu confunda demisia, acordul părților și concedierea
Firma trebuie să încadreze corect situația.
Demisia aparține salariatului. Angajatorul nu poate „cere demisia” ca soluție forțată.
Încetarea prin acordul părților presupune acordul real al ambelor părți, exprimat în scris.
Concedierea este decizia angajatorului și trebuie să respecte procedura prevăzută de lege, în funcție de motiv.
Pentru antreprenor, regula este simplă: dacă inițiativa aparține firmei, nu trebuie mascată sub forma unei demisii sau a unui acord forțat.
- Pentru abateri disciplinare, trebuie cercetare disciplinară
Dacă problema ține de disciplină, comportament, absențe nemotivate, refuzul sarcinilor sau încălcarea regulilor interne, firma nu poate trece direct la concediere fără procedură.
Înainte de sancționare, trebuie realizată cercetarea disciplinară prealabilă, cu respectarea pașilor legali. În practică, firma trebuie să aibă:
- sesizare sau constatare a faptei;
- convocare scrisă a salariatului;
- descrierea faptei analizate;
- data, ora și locul cercetării;
- posibilitatea salariatului de a formula apărări;
- proces-verbal sau document de consemnare;
- decizie de sancționare, dacă se constată abaterea.
O concediere disciplinară fără cercetare disciplinară poate fi anulată.
- Pentru necorespundere profesională, trebuie evaluare
Dacă problema este că salariatul nu își îndeplinește corespunzător atribuțiile, nu se folosește automat concedierea disciplinară. Poate fi vorba despre necorespundere profesională, iar aceasta trebuie susținută prin evaluare.
Firma ar trebui să aibă:
- fișa postului;
- obiective sau criterii de evaluare;
- dovezi privind activitatea necorespunzătoare;
- feedback transmis salariatului;
- evaluare prealabilă;
- documente care arată că problema ține de competență, nu de disciplină.
Pentru acest tip de încetare, firma trebuie să respecte procedura aplicabilă și să verifice dacă este necesar preaviz.
- Pentru desființarea postului, trebuie justificare reală
Dacă firma desființează postul, motivul trebuie să fie real și serios. Nu este suficient ca angajatorul să spună că nu mai are nevoie de salariat, dar apoi să angajeze imediat o altă persoană pe același rol.
Firma ar trebui să pregătească documente care arată de ce postul se desființează:
- reorganizare internă;
- scăderea activității;
- reducerea costurilor;
- schimbarea modelului de lucru;
- externalizarea unor servicii;
- modificarea structurii echipei.
Desființarea postului trebuie să privească postul, nu persoana.
- Decizia de concediere trebuie să fie completă
Decizia de concediere nu trebuie să fie un document generic. Ea trebuie să fie redactată în scris și să includă elementele cerute de lege, în funcție de tipul concedierii.
În mod practic, decizia trebuie verificată pentru:
- datele angajatorului;
- datele salariatului;
- contractul vizat;
- motivul concret al concedierii;
- temeiul legal;
- data încetării;
- durata preavizului, dacă este cazul;
- termenul în care decizia poate fi contestată;
- instanța competentă;
- semnătura reprezentantului angajatorului;
- dovada comunicării.
O decizie incompletă poate crea riscuri importante pentru firmă.
- Documentele trebuie să existe înainte de decizie
Firma nu ar trebui să emită întâi decizia și să caute justificări după. Documentele trebuie să existe înainte de concediere.
În funcție de situație, pot fi necesare:
- pontaje;
- sesizări interne;
- avertismente;
- evaluări;
- fișa postului;
- regulament intern;
- decizii de reorganizare;
- organigramă;
- convocări;
- procese-verbale;
- corespondență relevantă.
Dacă documentele lipsesc, concedierea devine greu de apărat.
- Nu te baza pe zvonuri sau pe „istoricul” salariatului
Firma nu ar trebui să ia decizii pe baza zvonurilor, impresiilor sau informațiilor informale despre salariat. Nu există un „cazier profesional” general al angajaților, iar informațiile despre concedieri anterioare nu trebuie tratate ca argument automat pentru o nouă măsură.
Decizia trebuie să se bazeze pe ce se întâmplă în firmă, pe documente proprii, pe comportamentul sau activitatea salariatului în raportul de muncă actual și pe procedurile respectate de angajator.
- Check-list înainte de încetare
Înainte de a înceta contractul după perioada de probă, firma ar trebui să verifice:
- care este motivul real al încetării?
- inițiativa aparține salariatului sau angajatorului?
- există acord scris, demisie sau procedură de concediere?
- este vorba despre abatere disciplinară?
- este necesară cercetare disciplinară?
- este vorba despre necorespundere profesională?
- există evaluare și documente?
- se desființează postul?
- există justificare reală și documente interne?
- este necesar preaviz?
- decizia este completă și comunicată corect?
- sunt pregătite documentele finale și plata drepturilor salariale?
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Dacă ești la început și nu știi cum să gestionezi încetarea contractelor de muncă, procedurile disciplinare sau documentele de personal, PTIR îți poate oferi informații utile, orientare și acces la o comunitate de tineri antreprenori.
Prin articolele publicate pe site, prin evenimentele PTIR Business Connect și prin întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR aduce mai aproape explicații clare, exemple practice și specialiști din domenii relevante pentru dezvoltarea unei afaceri: legislația muncii, resurse umane, fiscalitate, management, digitalizare, finanțări sau relații comerciale.
