Concediile și absențele angajaților trebuie gestionate diferit, în funcție de situație. Pentru firmă, nu este același lucru dacă salariatul este în concediu de odihnă, concediu medical, concediu fără plată, absență nemotivată sau într-o zi liberă acordată pentru recuperare.
Regula practică este simplă: fiecare absență trebuie să aibă un document, o aprobare sau o justificare, să fie evidențiată corect în pontaj și să ajungă la timp la persoana care se ocupă de salarizare.
- Concediul de odihnă
Concediul de odihnă se acordă pe baza unei cereri aprobate sau a unei programări interne. Firma trebuie să știe câte zile de concediu are salariatul, câte a efectuat și câte mai are disponibile.
Documente de gestionat:
- cererea de concediu;
- aprobarea cererii;
- programarea concediilor, dacă există;
- pontajul lunii respective;
- evidența zilelor de concediu rămase.
Concediul de odihnă nu trebuie confundat cu recuperarea unor ore suplimentare, cu zilele libere compensatorii sau cu zilele libere acordate informal.
- Concediul medical
Concediul medical se gestionează pe baza certificatului medical. Firma trebuie să verifice dacă documentul este transmis la timp, dacă perioada este clară și dacă informațiile ajung corect la contabilitate sau salarizare.
Documente de gestionat:
- certificatul medical;
- eventualele certificate medicale succesive;
- pontajul lunii respective;
- documentele necesare pentru calculul indemnizației;
- corespondența cu salariatul, dacă documentele sunt transmise electronic.
În cazul concediilor medicale prelungite sau al certificatelor succesive, firma trebuie să verifice atent perioada acoperită și calculul indemnizației, pentru că pot apărea diferențe la plată. Aceste situații trebuie discutate din timp cu persoana care se ocupă de salarizare.
- Concediul fără plată
Concediul fără plată pornește de la solicitarea salariatului. Firma nu ar trebui să treacă salariatul în concediu fără plată fără o cerere clară și fără aprobare.
Cererea ar trebui să conțină:
- numele salariatului;
- funcția;
- perioada solicitată;
- motivul general;
- data cererii;
- semnătura salariatului.
Angajatorul trebuie să analizeze cererea înainte de aprobare. Concediul fără plată nu se aprobă automat în orice situație, mai ales dacă perioada solicitată afectează activitatea firmei, dacă nu este respectată procedura internă sau dacă lipsa salariatului ar bloca un proiect, o livrare, relația cu clienții ori funcționarea normală a echipei.
Respingerea cererii trebuie formulată prudent și, preferabil, în scris. Firma poate motiva respingerea prin nevoia de continuitate a activității, lipsa posibilității de înlocuire temporară, perioada aglomerată, depunerea cererii prea târziu sau nerespectarea regulilor din regulamentul intern.
Regulile privind durata, aprobarea și situațiile în care cererea poate fi respinsă ar trebui să fie prevăzute în regulamentul intern sau în documentele aplicabile firmei.
- Absențele nemotivate
Dacă salariatul lipsește fără cerere, fără certificat medical și fără aprobare, situația nu trebuie tratată automat ca fiind concediu fără plată. Poate fi o absență nemotivată, iar firma trebuie să o gestioneze separat.
Înainte de a înregistra absența ca nemotivată, firma ar trebui să verifice:
- dacă salariatul a transmis o justificare;
- dacă există concediu medical;
- dacă există o cerere de concediu;
- dacă absența a fost anunțată;
- dacă există corespondență relevantă.
Documente de gestionat: pontaj, notificare către salariat, eventuală solicitare de explicații, răspunsul salariatului și documentele interne ulterioare.
- Zilele libere și recuperările
Zilele libere acordate pentru recuperarea unor ore sau pentru compensarea unor situații trebuie evidențiate separat. Ele nu trebuie amestecate cu concediul de odihnă, concediul fără plată sau absențele nemotivate.
Firma ar trebui să noteze clar:
- ziua sau orele lucrate în plus;
- motivul;
- data la care se acordă timpul liber;
- aprobarea internă;
- reflectarea în pontaj.
Fără această evidență, pot apărea discuții privind plata, timpul lucrat și drepturile salariatului.
- Pontajul trebuie să distingă tipul absenței
Pontajul trebuie să arate clar ce tip de absență există. Nu este suficient să apară doar „liber” sau „absent”.
În practică, firma ar trebui să diferențieze între:
- concediu de odihnă;
- concediu medical;
- concediu fără plată;
- absență nemotivată;
- zi liberă compensatorie;
- sărbătoare legală;
- recuperare;
- alte zile libere prevăzute de lege sau de documentele interne.
Această diferențiere este importantă pentru calcul salarial, evidențe interne și eventuale verificări.
- Documentele trebuie transmise la timp către contabilitate
Concediile și absențele influențează salariul, contribuțiile, indemnizațiile și evidențele firmei. De aceea, documentele nu trebuie să rămână doar în e-mail, pe telefon sau în conversații informale.
Până la închiderea lunii, firma ar trebui să transmită către contabilitate sau salarizare:
- pontajul;
- cererile aprobate;
- certificatele medicale;
- evidența zilelor de concediu;
- documentele privind recuperările sau zilele libere compensatorii;
- orice situație specială care influențează calculul salarial.
- Evidența concediilor și absențelor
Pentru o firmă mică, este utilă o evidență simplă a concediilor și absențelor, cu următoarele câmpuri:
- numele salariatului;
- tipul concediului sau absenței;
- perioada;
- numărul de zile;
- documentul justificativ;
- data aprobării;
- persoana care a aprobat;
- observații;
- impactul asupra pontajului sau salariului.
Această evidență ajută firma să evite situațiile în care nu mai știe câte zile au fost efectuate, ce documente lipsesc sau ce trebuie transmis la contabilitate.
- Check-list pentru antreprenor
Înainte de finalizarea pontajului lunar, firma ar trebui să verifice:
- există cerere pentru concediul de odihnă?
- există certificat pentru concediul medical?
- există cerere și aprobare pentru concediul fără plată?
- absențele nemotivate au fost verificate?
- zilele libere compensatorii sunt evidențiate separat?
- pontajul reflectă tipul real al absenței?
- documentele au fost transmise la contabilitate?
- evidența zilelor rămase este actualizată?
Legislația aplicabilă în materie poate fi accesată aici:
- Codul muncii:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/128647
- OUG nr. 158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate:
https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/66305
- Normele de aplicare privind concediile medicale:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/244642
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Dacă ești la început și nu știi cum să gestionezi concediile, absențele, pontajul sau documentele de personal, PTIR îți poate oferi informații utile, orientare și acces la o comunitate de tineri antreprenori.
Prin articolele publicate pe site, prin evenimentele PTIR Business Connect și prin întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR aduce mai aproape explicații clare, exemple practice și specialiști din domenii relevante pentru dezvoltarea unei afaceri: legislația muncii, resurse umane, fiscalitate, management, digitalizare, finanțări sau relații comerciale.
