Un control ANPC poate fi gestionat mult mai ușor atunci când angajații știu cine discută cu inspectorii, unde sunt documentele și ce informații pot oferi. Nu este necesar ca fiecare lucrător să cunoască întreaga legislație, dar firma trebuie să stabilească o procedură simplă și responsabilități clare.
- În relația cu ANPC răspunde operatorul economic
Pentru neregulile constatate la comercializarea produselor sau prestarea serviciilor, răspunderea contravențională revine operatorului economic, nu automat salariatului aflat la casă, la raft sau în relația cu clientul.
Angajatorul nu ar trebui să le transmită lucrătorilor că vor primi personal amenda ANPC. În schimb, trebuie să stabilească în mod clar ce obligații are fiecare și să asigure instruirea necesară.
Dacă un salariat nu respectă atribuțiile primite, situația poate fi analizată ulterior de angajator, potrivit regulamentului intern, fișei postului și legislației muncii. Răspunderea internă nu se aplică însă automat și nu înlocuiește procedurile legale.
- Desemnează persoanele care gestionează controlul
Firma ar trebui să stabilească din timp:
- persoana care discută cu echipa de control;
- un înlocuitor pentru situațiile în care aceasta lipsește;
- cine contactează administratorul sau consultantul;
- cine identifică și transmite documentele solicitate;
- cine urmărește măsurile și termenele stabilite după control.
Datele de contact ale acestor persoane trebuie să fie cunoscute de angajații de la punctul de lucru.
- Ce trebuie să facă angajatul când sosesc inspectorii?
Angajatul prezent la punctul de lucru trebuie să păstreze o atitudine calmă și să anunțe imediat persoana desemnată de firmă.
În practică, acesta trebuie:
- să solicite prezentarea legitimației și a documentului în baza căruia se efectuează controlul;
- să afle obiectul verificării;
- să contacteze reprezentantul firmei;
- să permită accesul și verificările legale;
- să prezinte numai documentele pe care le are la dispoziție sau pe care este autorizat să le ofere;
- să răspundă factual, fără presupuneri;
- să nu ascundă, mute sau modifice produse și documente.
Lipsa administratorului nu trebuie transformată într-un motiv de blocare a controlului.
- Angajatul nu trebuie să își asume ceea ce nu cunoaște
Dacă lucrătorul nu știe răspunsul la o întrebare, poate comunica faptul că informația va fi oferită de persoana responsabilă. Este preferabil un răspuns ulterior, documentat, decât o explicație aproximativă care poate crea confuzie.
Angajatul nu trebuie să semneze în numele administratorului dacă nu are această calitate sau o împuternicire. Atunci când primește ori semnează un document doar pentru luare la cunoștință, trebuie să fie clar în ce calitate procedează.
- Pregătește un dosar pentru eventualele controale
La punctul de lucru este util să existe un dosar fizic sau electronic cu documentele relevante activității. Conținutul acestuia diferă în funcție de domeniu, dar poate include:
- datele de identificare ale firmei și ale punctului de lucru;
- autorizațiile și avizele aplicabile;
- documentele privind produsele sau serviciile;
- informațiile despre prețuri și condițiile comerciale;
- procedura de soluționare a reclamațiilor;
- documentele privind garanțiile, retururile sau remedierea produselor;
- datele furnizorilor și documentele de proveniență;
- instrucțiunile interne pentru personal;
- datele de contact ale persoanelor desemnate.
Documentele trebuie verificate periodic, astfel încât să nu rămână în dosar autorizații expirate sau proceduri care nu mai corespund activității.
- Instruirea echipei trebuie să fie aplicată
Angajații care lucrează direct cu publicul trebuie să cunoască regulile care îi privesc efectiv:
- afișarea și comunicarea corectă a prețurilor;
- emiterea documentelor fiscale;
- informațiile care trebuie oferite clientului;
- procedura pentru reclamații și retururi;
- verificarea produselor înainte de vânzare;
- retragerea produselor deteriorate, expirate sau neconforme;
- persoana care trebuie contactată când apare o problemă.
Este util ca instruirea să fie consemnată printr-un proces-verbal sau o fișă semnată. Astfel, firma poate demonstra ce reguli a comunicat și când a avut loc instruirea.
- Observațiile firmei trebuie consemnate în documentul de control
Dacă reprezentantul firmei nu este de acord cu o constatare sau consideră că trebuie adăugate explicații, poate solicita înscrierea obiecțiunilor în documentul de control.
Înainte de semnare trebuie verificate:
- datele firmei;
- punctul de lucru;
- produsele sau serviciile analizate;
- situațiile constatate;
- documentele predate;
- măsurile dispuse;
- termenele de remediere;
- obiecțiunile formulate de firmă.
Semnarea documentului nu înseamnă că firma trebuie să renunțe la propriul punct de vedere. Important este ca observațiile să fie formulate clar și consemnate.
- După control, măsurile trebuie centralizate
După încheierea controlului, firma trebuie să primească și să păstreze exemplarul documentului întocmit. Măsurile dispuse pot fi trecute într-un tabel simplu cu:
- neconformitatea constatată;
- măsura stabilită;
- termenul de remediere;
- persoana responsabilă;
- documentul sau fotografia care dovedește remedierea;
- data transmiterii răspunsului;
- statusul măsurii.
Dacă firma remediază deficiențele, dovezile trebuie păstrate și transmise în forma și termenul solicitate.
- Procedura internă poate fi foarte scurtă
O procedură internă pentru controlul ANPC poate cuprinde o singură pagină:
La sosirea echipei de control:
- Se verifică legitimațiile și se solicită comunicarea obiectului controlului.
- Se anunță persoana desemnată și administratorul.
- Se permite efectuarea verificărilor, fără obstrucționare.
- Se prezintă documentele solicitate, prin persoana responsabilă.
- Se oferă numai informații cunoscute și verificabile.
- Se solicită consemnarea explicațiilor și obiecțiunilor firmei.
- Se preia exemplarul documentului de control.
- Măsurile și termenele sunt transmise imediat administratorului.
Procedura trebuie comunicată tuturor persoanelor care pot fi prezente la punctul de lucru.
Legislația aplicabilă în domeniu este disponibilă aici:
Ordonanța Guvernului nr. 21/1992 privind protecția consumatorilor:
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/2175
Procedura ANPC privind activitatea de supraveghere și control:
https://anpc.ro/wp-content/uploads/2025/05/procedura-privind-activitatea-de-supraveghere-si-control-ANPC-2024.pdf
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Dacă vrei să pregătești o procedură internă pentru controale, să clarifici responsabilitățile angajaților sau să organizezi documentele punctului de lucru, PTIR îți poate oferi informații utile și orientare aplicată.
Prin articolele publicate pe site, evenimentele PTIR Business Connect și întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR facilitează accesul la explicații clare și la specialiști în management, legislația muncii, protecția consumatorilor și organizarea activității.
O echipă informată și un dosar bine organizat permit firmei să gestioneze controlul profesionist și să își continue activitatea fără agitație inutilă.
