Beneficiile extrasalariale pot ajuta o firmă să își motiveze angajații, dar trebuie acordate corect. Tichetele, abonamentele medicale, pensiile facultative, sumele pentru telemuncă, cadourile, hrana sau alte avantaje nu trebuie tratate ca simple bonusuri informale.

Pentru antreprenor, regula practică este simplă: înainte de a acorda un beneficiu, trebuie verificate plafonul aplicabil, documentele necesare, tratamentul fiscal și modul în care beneficiul este trecut în evidențele firmei.

1. Stabilește ce beneficiu acorzi și cui

Primul pas este să fie clar ce acordă firma: tichete de masă, abonament medical, contribuție la pensie facultativă, cadouri, decontări, sprijin pentru telemuncă, transport, hrană sau alt tip de avantaj.

Pentru fiecare beneficiu, firma ar trebui să stabilească:

·            cine îl primește;

·            care este valoarea;

·            dacă se acordă lunar, ocazional sau anual;

·            dacă se acordă tuturor salariaților sau doar anumitor categorii;

·            care este documentul intern care îl reglementează.

2. Verifică tratamentul fiscal înainte de acordare

Nu toate beneficiile au același regim fiscal. Unele pot fi neimpozabile în anumite limite, altele intră în plafonul lunar de 33%, iar altele pot deveni venit salarial taxabil.

De aceea, beneficiile trebuie verificate cu contabilul înainte de acordare, nu după. Este important să fie clar dacă beneficiul este impozabil, neimpozabil, inclus într-un plafon, condiționat de documente justificative sau tratat ca avantaj salarial.

3. Urmărește plafonul de 33%

Pentru anumite beneficii extrasalariale, Codul fiscal prevede un plafon lunar de cel mult 33% din salariul de bază corespunzător locului de muncă ocupat. În acest plafon pot intra, în condițiile legii, anumite beneficii precum hrana, cazarea, serviciile turistice, contribuțiile la pensii facultative, abonamentele medicale sau sumele acordate pentru telemuncă.

Firma trebuie să urmărească lunar ce beneficii acordă fiecărui salariat și dacă acestea se încadrează în plafon. Dacă plafonul este depășit sau condițiile nu sunt respectate, pot apărea obligații fiscale suplimentare.

4. Stabilește ordinea beneficiilor în plafon

Atunci când firma acordă mai multe beneficii care intră în plafonul de 33%, trebuie stabilită ordinea în care acestea sunt incluse în plafon. Această ordine se stabilește de angajator.

Practic, firma ar trebui să aibă o evidență clară pentru fiecare salariat: beneficiul acordat, valoarea, luna în care se acordă, plafonul disponibil și suma care rămâne în afara plafonului, dacă este cazul.

5. Include beneficiile în documentele interne

Beneficiile nu ar trebui acordate doar prin discuții informale sau mesaje. Ele trebuie să apară în documentele interne ale firmei, în funcție de situație.

Pot fi folosite:

·            contractul individual de muncă;

·            actul adițional;

·            regulamentul intern;

·            politica de beneficii;

·            decizia internă;

·            procedura de acordare a beneficiilor.

Documentul trebuie să arate cine primește beneficiul, în ce condiții, în ce valoare, pentru ce perioadă și ce se întâmplă dacă salariatul nu mai îndeplinește condițiile.

6. Păstrează documentele justificative

Pentru anumite beneficii, firma trebuie să păstreze documente justificative. Acestea pot fi facturi, contracte, polițe de asigurare, documente de la furnizori, liste de beneficiari, dovezi de plată, declarații sau documente interne de aprobare.

Fără documente, beneficiul poate fi greu de justificat fiscal. De aceea, firma ar trebui să păstreze pentru fiecare beneficiu: baza acordării, valoarea, beneficiarul, luna de acordare și documentele suport.

7. Atenție la beneficiile acordate ocazional

Cadourile, primele, bonusurile sau alte avantaje acordate ocazional trebuie verificate separat. Faptul că sunt acordate rar nu înseamnă că sunt automat neimpozabile.

Înainte de a acorda un beneficiu ocazional, firma ar trebui să verifice:

·            care este evenimentul pentru care se acordă;

·            cine sunt beneficiarii;

·            care este valoarea;

·            dacă există plafon;

·            dacă beneficiul trebuie inclus în statul de salarii;

·            ce documente trebuie păstrate.

8. Nu confunda beneficiile cu decontările

O cheltuială decontată pentru activitatea firmei nu este același lucru cu un beneficiu acordat salariatului. De exemplu, o deplasare în interes de serviciu, un echipament necesar muncii sau o cheltuială făcută pentru firmă trebuie documentate diferit față de un avantaj acordat angajatului.

Pentru antreprenor, diferența este importantă: dacă suma este pentru activitatea firmei, trebuie să existe documente justificative clare. Dacă suma este un beneficiu pentru salariat, trebuie verificat tratamentul fiscal aplicabil.

9. Revizuiește periodic pachetul de beneficii

Beneficiile extrasalariale trebuie revizuite periodic, mai ales atunci când apar modificări fiscale sau când firma crește. Ce este avantajos într-un an poate să nu mai fie la fel de eficient în anul următor.

Firma ar trebui să verifice cel puțin o dată pe an:

·            ce beneficii acordă;

·            cât costă fiecare beneficiu;

·            dacă sunt folosite de angajați;

·            dacă sunt încadrate fiscal corect;

·            dacă documentele interne mai sunt actuale;

·            dacă există alternative mai potrivite.

10. Checklist înainte de acordarea unui beneficiu

Înainte de acordarea unui beneficiu extrasalarial, firma ar trebui să verifice:

·            beneficiul este prevăzut în documentele interne?

·            există plafon fiscal aplicabil?

·            intră în plafonul de 33%?

·            există documente justificative?

·            contabilul a confirmat tratamentul fiscal?

·            beneficiul trebuie trecut în statul de salarii?

·            există o evidență pe salariat și pe lună?

·            este clar ce se întâmplă dacă salariatul pleacă din firmă?

Codul fiscal poate fi accesat aici:

https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/257589

Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta

Dacă ești la început și nu știi cum să acorzi corect beneficii extrasalariale, cum să verifici plafonul fiscal sau ce documente trebuie păstrate, PTIR îți poate oferi informații utile, orientare și acces la o comunitate de tineri antreprenori.

Prin articolele publicate pe site, prin evenimentele PTIR Business Connect și prin întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR aduce mai aproape explicații clare, exemple practice și specialiști din domenii relevante pentru dezvoltarea unei afaceri: fiscalitate, resurse umane, legislația muncii, management, digitalizare sau finanțări.