În anumite situații, firma trebuie să verifice dacă salariatul poate ocupa un alt loc de muncă vacant înainte de încetarea contractului. Dacă nu există un post compatibil, angajatorul trebuie să solicite sprijinul agenției teritoriale pentru ocuparea forței de muncă.

Pentru un IMM, procedura poate fi gestionată clar, prin trei pași: verificarea posturilor disponibile, transmiterea unei oferte către salariat și, în lipsa unui post potrivit, sesizarea AJOFM.

1. Situațiile în care se aplică procedura

Verificarea unui post alternativ este necesară atunci când:

• salariatul este declarat inapt fizic sau psihic pentru postul ocupat, prin decizia organelor competente de expertiză medicală;
• salariatul nu corespunde profesional postului, în urma evaluării realizate potrivit procedurii aplicabile;
• contractul încetează de drept ca urmare a reintegrării pe post a unei persoane concediate nelegal sau pentru motive neîntemeiate, în baza unei hotărâri judecătorești definitive.

Procedura nu se aplică automat în cazul demisiei, acordului părților, concedierii disciplinare sau desființării postului.

2. Firma verifică posturile vacante existente

Primul pas este verificarea tuturor locurilor de muncă vacante din firmă, nu doar a celor din departamentul în care lucrează salariatul.

Postul alternativ trebuie să fie compatibil cu:

• pregătirea profesională;
• calificările și experiența salariatului;
• aptitudinile necesare postului;
• capacitatea de muncă stabilită medical, în cazul inaptitudinii.

Postul oferit nu trebuie să aibă neapărat aceeași funcție, același program sau același salariu. Condițiile trebuie însă comunicate integral, astfel încât salariatul să poată lua o decizie informată.

3. Verificarea se consemnează într-o notă internă

Chiar dacă firma nu are niciun post vacant, verificarea ar trebui documentată.

Nota internă poate include:

• data efectuării verificării;
• posturile vacante existente;
• cerințele fiecărui post;
• analiza compatibilității cu pregătirea sau capacitatea de muncă a salariatului;
• concluzia privind existența ori lipsa unui post potrivit;
• numele persoanei care a efectuat verificarea;
• semnătura reprezentantului firmei.

Pentru o firmă mică, documentul poate fi scurt. Important este să rezulte că verificarea a fost efectuată înainte de continuarea procedurii.

4. Postul compatibil se oferă în scris

Dacă este identificat un loc vacant compatibil, oferta trebuie transmisă salariatului în scris.

Oferta ar trebui să precizeze:

• denumirea postului și codul COR;
• atribuțiile principale;
• locul desfășurării activității;
• programul de lucru;
• salariul și beneficiile aplicabile;
• data de la care postul poate fi ocupat;
• termenul pentru comunicarea răspunsului;
• modalitatea în care salariatul poate transmite acceptul sau refuzul.

Salariatul are la dispoziție trei zile lucrătoare de la comunicarea ofertei pentru a-și exprima în scris acordul.

Dacă acceptă, trecerea pe noul post trebuie formalizată prin documentele corespunzătoare. Dacă refuză sau nu răspunde în termen, firma păstrează oferta, dovada comunicării și răspunsul primit, dacă există.

5. În lipsa unui post se solicită sprijinul AJOFM

Dacă firma nu dispune de locuri vacante compatibile, trebuie să solicite sprijinul agenției teritoriale pentru ocuparea forței de muncă în vederea redistribuirii salariatului.

Nu este suficientă concluzia internă că firma nu are un alt post. Solicitarea trebuie transmisă efectiv, iar dovada înregistrării trebuie păstrată.

Înainte de transmitere, este util să fie verificate la agenția competentă:

• adresa sau compartimentul responsabil;
• modalitatea de depunere;
• documentele care trebuie anexate;
• datele de contact;
• modul în care va fi comunicat răspunsul.

Lista agențiilor județene și datele de contact sunt disponibile pe site-ul ANOFM:

https://www.anofm.ro/agentii-judetene/

6. Ce trebuie să conțină solicitarea către AJOFM?

Adresa poate include:

• denumirea, sediul și CUI-ul firmei;
• datele reprezentantului legal;
• persoana de contact;
• temeiul legal al solicitării;
• funcția ocupată de salariat;
• calificările și experiența profesională relevante;
• situația care a determinat aplicarea procedurii;
• mențiunea că nu există posturi vacante compatibile în firmă;
• solicitarea expresă de sprijin pentru redistribuire;
• lista documentelor anexate.

În cazul inaptitudinii medicale se transmit numai informațiile necesare pentru identificarea unui loc de muncă potrivit. Diagnosticul și celelalte date medicale care nu sunt necesare nu trebuie comunicate.

7. Model orientativ de solicitare

Către Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă __________

Subscrisa __________, cu sediul în __________, CUI __________, reprezentată legal prin __________, vă solicită, în temeiul art. 64 alin. (2) din Codul muncii, sprijinul în vederea redistribuirii salariatului/salariatei __________.

Persoana este încadrată în funcția de __________ și deține următoarele calificări și competențe profesionale relevante: __________.

În urma verificării efectuate la nivelul societății, nu au fost identificate locuri de muncă vacante compatibile cu pregătirea profesională și/sau capacitatea de muncă a salariatului/salariatei.

Vă rugăm să ne comunicați eventualele posibilități de redistribuire identificate și, dacă este cazul, documentele sau informațiile suplimentare necesare.

Persoană de contact: __________

Telefon: __________

E-mail: __________

Documente anexate: __________.

Data

Reprezentant legal

Semnătura

8. Ordinea corectă a operațiunilor

Firma trebuie să respecte următoarea succesiune:

1. Obține documentul care justifică situația salariatului.
2. Verifică toate posturile vacante existente.
3. Întocmește nota internă privind verificarea.
4. Oferă în scris postul compatibil, dacă acesta există.
5. Acordă salariatului trei zile lucrătoare pentru răspuns.
6. Dacă nu există niciun post compatibil, transmite solicitarea către AJOFM.
7. Păstrează dovada depunerii și eventualul răspuns al agenției.
8. Continuă procedura de încetare numai după îndeplinirea etapelor aplicabile.

Solicitarea sprijinului AJOFM nu înlocuiește celelalte obligații ale firmei, precum evaluarea profesională, acordarea preavizului sau redactarea corectă a deciziei.

9. Documentele care trebuie păstrate

Dosarul procedurii ar trebui să cuprindă:

• documentul care fundamentează situația;
• evidența posturilor vacante;
• nota internă privind verificarea posturilor;
• oferta transmisă salariatului;
• dovada comunicării;
• acceptul, refuzul sau dovada expirării termenului de răspuns;
• solicitarea transmisă AJOFM;
• dovada înregistrării;
• răspunsul agenției, dacă a fost primit;
• documentele întocmite ulterior.

Pentru firmă, este esențială dovada că solicitarea a fost transmisă. Identificarea efectivă a unui alt loc de muncă nu depinde exclusiv de angajator.

Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta

Dacă trebuie să verifici posibilitatea redistribuirii unui salariat, să pregătești oferta pentru un post alternativ sau solicitarea către AJOFM, PTIR îți poate oferi informații utile și orientare aplicată.

Prin articolele publicate pe site, evenimentele PTIR Business Connect și întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR facilitează accesul la explicații clare și la specialiști în legislația muncii și resurse umane.

Verificarea unui post alternativ poate ajuta firma să identifice o soluție pentru continuarea raportului de muncă înainte de a trece la încetarea contractului.