Telemunca din afara României trebuie aprobată înainte ca salariatul să înceapă activitatea din alt stat. Chiar dacă locul exact al telemuncii nu mai trebuie menționat obligatoriu în contract, prestarea activității din străinătate poate genera obligații fiscale, de securitate socială, SSM sau administrative pentru angajator și salariat.
Pentru angajatori, primul pas este stabilirea unei reguli interne clare: telemunca din străinătate este permisă doar cu cerere scrisă și aprobare prealabilă. Cererea ar trebui să includă statul din care salariatul vrea să lucreze, perioada exactă, adresa temporară, datele de contact, motivul solicitării și confirmarea că activitatea poate fi prestată în condiții de siguranță și confidențialitate.
Înainte de aprobare, firma trebuie să verifice concret câteva elemente: durata șederii în statul respectiv, implicațiile privind impozitul pe venit, contribuțiile sociale, eventualele obligații de declarare locală, dreptul de ședere, riscurile de securitate și sănătate în muncă, protecția datelor și posibilitatea ca activitatea salariatului să creeze obligații fiscale pentru companie în statul gazdă.
Documentele interne trebuie să prevadă clar dacă telemunca din străinătate este permisă, pentru ce perioadă maximă, din ce state, cu ce aprobare și în ce condiții. Regula poate fi inclusă în regulamentul intern, politica de telemuncă, contractul individual de muncă sau actul adițional de telemuncă. Dacă firma nu permite activitatea din afara României, acest lucru trebuie menționat expres.
Pentru fiecare solicitare, angajatorul ar trebui să parcurgă următorii pași:
- să solicite cererea scrisă înainte de plecare;
- să verifice țara și perioada pentru care se cere telemunca;
- să analizeze riscurile fiscale și de securitate socială;
- să verifice dacă este necesar formularul A1;
- să stabilească obligațiile salariatului privind SSM, protecția datelor și disponibilitatea în program;
- să emită un răspuns scris, cu aprobare, respingere sau condiții;
- să păstreze documentele la dosarul de personal.
Este importantă diferența dintre telemunca din străinătate la inițiativa salariatului și deplasarea în interesul angajatorului. Dacă salariatul este trimis în alt stat pentru un proiect, curs, conferință sau negociere, poate fi necesar formularul A1, care atestă menținerea în sistemul românesc de securitate socială. Acesta nu este necesar automat în orice situație, ci trebuie analizat în funcție de tipul deplasării și regulile aplicabile.
Pentru IMM-uri, problema principală este lipsa unei proceduri scrise. Fără reguli clare, pot apărea situații în care salariatul lucrează din alt stat fără aprobare, iar firma află ulterior, când apar întrebări privind taxele, contribuțiile, accidentele de muncă, confidențialitatea datelor sau respectarea programului de lucru.
Concluzia practică este că telemunca din străinătate nu trebuie acceptată tacit. Angajatorul trebuie să știe dinainte unde lucrează salariatul, pentru cât timp și în ce condiții, iar aprobarea trebuie făcută în scris.
PTIR recomandă angajatorilor să introducă o procedură internă pentru telemunca din străinătate. Procedura ar trebui să prevadă cererea scrisă înainte de plecare, aprobarea angajatorului, perioada maximă permisă, documentele necesare, verificarea formularului A1, regulile privind SSM și protecția datelor, precum și consecințele nerespectării procedurii.
