Angajatorii care folosesc REGES Online trebuie să transmită suspendările contractelor de muncă aferente concediilor medicale în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului medical la angajator.
Obligația se aplică de la momentul în care angajatorul a trecut efectiv de la Revisal la REGES Online. Concediile medicale încheiate înainte de migrare nu trebuie introduse retroactiv.
Pentru angajatori, regula practică este următoarea: salariatul prezintă certificatul medical până la data de 5 a lunii următoare celei pentru care a fost acordat concediul, iar angajatorul calculează termenul de 3 zile lucrătoare de la data la care certificatul este înregistrat intern.
În REGES Online, suspendarea se operează din secțiunea Contracte – Suspendare, prin selectarea salariatului și completarea perioadei concediului medical, a temeiului legal, a numărului certificatului medical și a datei emiterii acestuia.
O atenție specială trebuie acordată certificatelor medicale succesive. Dacă angajatorul primește un al doilea certificat, acesta trebuie, în principiu, să înceteze suspendarea inițială și să opereze o nouă suspendare pentru perioada noului certificat. Aceeași regulă se aplică atunci când noul certificat are un alt cod de indemnizație. În cazul prelungirii concediului medical, platforma permite, în anumite situații, modificarea suspendării existente sau închiderea și redeschiderea suspendării.
Nu toate certificatele medicale duc la suspendarea contractului. Dacă documentul medical presupune reducerea cu o pătrime a timpului normal de lucru sau trecerea temporară în altă muncă, contractul nu este suspendat, iar măsura nu se transmite ca suspendare în REGES Online.
Pentru firmele care lucrează cu prestatori externi de contabilitate sau HR, simpla delegare a firmei prestatoare nu este suficientă. Salariatul prestatorului care operează în platformă trebuie să aibă cont propriu în REGES Online, contract de muncă activ la firma prestatoare, contractul înregistrat în sistem și drept de acces acordat de reprezentantul prestatorului.
Angajatorii trebuie să fie atenți și la importurile de date. Încărcarea unui fișier în platformă nu înseamnă automat că informațiile au fost transmise în registru. După import, fiecare înregistrare trebuie verificată, completată dacă lipsesc date și transmisă separat, în funcție de operațiunea efectuată: suspendare, încetare, spor sau altă modificare.
În cazul în care apar mai multe contracte pentru același salariat, cauza poate fi legată de diferențe din istoricul datelor transmise: numere de contract scrise diferit, date de început diferite, spații suplimentare sau semne de punctuație. Aceste situații trebuie verificate înainte de operarea unor modificări, pentru a evita transmiterea unor informații greșite.
Pentru modificarea sporurilor, Inspecția Muncii atrage atenția asupra diferenței dintre modificare și corecție. Modificarea adaugă o nouă înregistrare peste cea anterioară, în timp ce corecția înlocuiește ultima stare cu informația corectă. În cazul sporurilor mai vechi, corectarea trebuie făcută din istoricul contractului, în ordine cronologică.
Pentru angajatori, partea esențială este organizarea internă. Certificatele medicale trebuie înregistrate imediat la primire, responsabilul REGES trebuie desemnat clar, iar prestatorii externi trebuie verificați din perspectiva accesului efectiv în platformă. Lipsa unei proceduri poate duce la întârzieri, erori de raportare și probleme la control.
Link-uri utile:
REGES Online – Întrebări frecvente privind concediile medicale
https://reges.inspectiamuncii.ro/ajutor/intrebari-frecvente?faqid=366100
REGES Online – portal oficial
https://reges.inspectiamuncii.ro/
HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților – REGES Online
https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/295995
PTIR recomandă angajatorilor să introducă o procedură internă pentru operarea concediilor medicale în REGES Online. Procedura ar trebui să stabilească cine primește și înregistrează certificatele medicale, cine operează suspendarea, cum se verifică termenul de 3 zile lucrătoare, cum se gestionează certificatele succesive și cine controlează transmiterea efectivă a datelor în platformă.
