Transmiterea unei facturi prin RO e-Factura nu confirmă automat că bunurile au fost livrate sau că serviciile au fost prestate. Au fost semnalate situații în care firmele au primit și au achitat facturi care nu aveau la bază o comandă, un contract sau o operațiune economică reală.

Pentru antreprenori, verificarea trebuie făcută înainte ca factura să intre la plată:

• factura se compară cu contractul, comanda, avizul de însoțire sau procesul-verbal de recepție;
• departamentul care a solicitat bunurile sau serviciile confirmă că acestea au fost efectiv primite;
• se verifică furnizorul, contul bancar, suma, perioada facturată și eventualele modificări față de documentele comerciale;
• pentru facturile fără comandă sau contract se stabilește un prag intern de aprobare;
• factura nejustificată nu se plătește, iar furnizorul este contactat imediat pentru clarificare sau corectare.

Simpla automatizare a preluării facturilor nu trebuie să elimine controlul intern. Pentru firmele care procesează un volum mare de documente, este util ca aprobarea plății să fie separată de înregistrarea contabilă și să implice persoana care a comandat sau recepționat bunurile ori serviciile.

Regula practică pentru IMM-uri: nicio factură nu se plătește doar pentru că apare în RO e-Factura. Plata trebuie autorizată numai după confirmarea documentelor și a operațiunii reale.