Fiscul poate cere unui administrator să achite personal datoriile fiscale ale firmei în condițiile stabilite de art. 25 și 26 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală. Pentru aceasta, autoritatea trebuie să dovedească faptele care justifică răspunderea administratorului. Simpla existență a restanțelor firmei nu este suficientă.

De exemplu, pentru o societate declarată insolvabilă, pot răspunde administratorii care au provocat această situație prin ascunderea sau înstrăinarea cu rea-credință a bunurilor firmei. Legea îi vizează și pe cei care au determinat, cu rea-credință, nedeclararea ori neplata la scadență a obligațiilor fiscale.

Răspunderea se stabilește printr-o decizie emisă separat pentru fiecare persoană vizată. Procedura prevăzută de art. 26 include audierea acesteia și posibilitatea de a-și prezenta în scris punctul de vedere. Administratorul poate astfel să explice situația și să prezinte argumentele și documentele în apărarea sa.

În cazul TVA, administratorul trebuie să poată contesta în instanță inclusiv calculul taxei pentru care i se cere să răspundă. CJUE a confirmat, prin hotărârea din 16 iulie 2026, în cauza C-158/25, că această posibilitate trebuie asigurată în procesul privind răspunderea sa personală, chiar dacă decizia de impunere adresată firmei a devenit definitivă.