Angajatorii nu ar trebui să solicite certificatul de cazier judiciar ca document standard pentru orice angajare. Cazierul poate fi cerut doar atunci când există un temei legal clar sau când natura postului justifică verificarea, în condițiile prevăzute de lege.
Documentul conține informații privind condamnări penale și alte date judiciare, astfel că prelucrarea lui implică reguli stricte de protecție a datelor. Potrivit GDPR, datele referitoare la condamnări penale și infracțiuni pot fi prelucrate numai sub controlul unei autorități publice sau atunci când prelucrarea este autorizată prin dreptul Uniunii ori prin dreptul intern.
Pentru angajatori, regula practică este următoarea: cazierul nu se cere „preventiv”, „pentru dosar” sau „pentru că așa se procedează”, ci doar dacă există o justificare legală și documentată.
Înainte de a solicita cazierul judiciar, firma ar trebui să verifice:
- dacă există o prevedere legală expresă pentru funcția respectivă;
- dacă postul implică atribuții sensibile, de exemplu gestiune, pază, acces la bunuri sau valori, activități reglementate ori lucrul cu categorii vulnerabile;
- dacă solicitarea este proporțională cu scopul urmărit;
- dacă documentul este necesar înainte de angajare sau doar la semnarea contractului, în funcție de obligația legală aplicabilă;
- cine are acces la document și unde se păstrează;
- cât timp este păstrat și când se șterge sau se elimină din dosar;
- dacă informarea GDPR transmisă candidatului/salariatului acoperă această prelucrare.
Pentru funcțiile unde legea nu impune prezentarea cazierului, solicitarea documentului poate crea riscuri pentru angajator. Nu este suficient ca angajatorul să invoce o politică internă generală sau o practică de recrutare. Politica internă nu poate înlocui o obligație legală.
De asemenea, consimțământul candidatului nu ar trebui folosit ca soluție formală pentru a cere cazierul în orice situație. În relațiile de muncă, consimțământul poate fi problematic, deoarece există un dezechilibru între candidat și angajator, iar prelucrarea datelor privind condamnările penale are un regim special.
Pentru IMM-uri, cea mai sigură abordare este stabilirea unei liste interne cu posturile pentru care cazierul poate fi cerut, împreună cu temeiul legal aplicabil. Pentru celelalte posturi, angajatorul ar trebui să evite solicitarea documentului și să limiteze datele colectate la ceea ce este strict necesar pentru recrutare și angajare.
Concret, procedura internă ar trebui să prevadă: cine decide solicitarea cazierului, pentru ce posturi se cere, care este temeiul legal, cum este informat candidatul, cine verifică documentul, dacă se păstrează copie și care este termenul de păstrare.
Legislație aplicabilă în materie:
Regulamentul (UE) 2016/679 – GDPR
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
Legea nr. 290/2004 privind cazierul judiciar
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/113349
Codul muncii – Legea nr. 53/2003
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/128647
PTIR recomandă angajatorilor să nu includă cazierul judiciar în lista standard de documente cerute tuturor candidaților. Solicitarea trebuie făcută doar pentru posturile unde există temei legal sau justificare clară, documentată și proporțională. Firmele ar trebui să revizuiască procedurile de recrutare, informările GDPR și documentele interne, pentru a evita colectarea excesivă de date și riscul unor sancțiuni.
