Arhivarea documentelor financiar-contabile și fiscale rămâne o obligație importantă pentru toate firmele, indiferent de dimensiune sau domeniu de activitate. În 2026, angajatorii și antreprenorii trebuie să aibă în vedere nu doar existența documentelor, ci și modul în care acestea sunt păstrate, organizate și puse la dispoziția autorităților, dacă sunt solicitate în cadrul unui control.
Legislația aplicabilă stabilește termene diferite de păstrare, în funcție de categoria documentelor. Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile se păstrează, ca regulă generală, timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. În schimb, situațiile financiare anuale, situațiile financiare consolidate și situațiile financiare interimare trebuie păstrate timp de 10 ani.
Un element important pentru firme este posibilitatea păstrării documentelor atât în format fizic, cât și pe suport electronic. Arhivarea electronică poate reduce costurile administrative și poate eficientiza activitatea internă, însă presupune reguli clare privind accesul, securitatea, integritatea documentelor și posibilitatea prezentării acestora în cazul unei verificări. Simpla salvare a documentelor în foldere digitale, fără o procedură internă și fără reguli de evidență, poate crea dificultăți în practică.
Pentru IMM-uri, o arhivă bine organizată este importantă nu doar pentru conformarea legală, ci și pentru relația cu ANAF, partenerii contractuali, auditorii, contabilii sau alte autorități. Lipsa documentelor, păstrarea lor dezordonată sau imposibilitatea identificării rapide a acestora poate genera riscuri administrative și fiscale.
Legislație aplicabilă în materie:
- Legea contabilității nr. 82/1991
https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/1576
- Ordinul MFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/173683
- Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/82217
- Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996
https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/7937
PTIR recomandă firmelor să verifice modul în care sunt arhivate documentele financiar-contabile și fiscale și să adopte o procedură internă clară, care să stabilească tipurile de documente păstrate, termenele aplicabile, persoanele responsabile, regulile de acces, copiile de rezervă și modul de eliminare a documentelor după expirarea termenului legal de păstrare.
