Perioada de probă este etapa în care firma verifică dacă salariatul corespunde postului, iar salariatul poate vedea dacă activitatea i se potrivește. Pentru angajator, este o procedură utilă, dar trebuie gestionată corect.
Încetarea contractului în perioada de probă este mai simplă decât o concediere obișnuită, însă nu trebuie tratată informal. Firma trebuie să respecte termenul, să transmită notificarea în scris și să evite orice situație care ar putea fi interpretată ca abuzivă sau discriminatorie.
1. Verifică dacă perioada de probă este prevăzută în contract
Perioada de probă trebuie să fie menționată în contractul individual de muncă. Dacă nu este prevăzută în contract, angajatorul nu se poate baza pe această procedură simplificată de încetare.
Termenele maxime care trebuie avute în vedere sunt:
· cel mult 90 de zile calendaristice pentru funcțiile de execuție;
· cel mult 120 de zile calendaristice pentru funcțiile de conducere;
· cel mult 30 de zile calendaristice pentru persoanele cu handicap.
2. Notează data la care expiră perioada de probă
Una dintre cele mai frecvente greșeli este depășirea termenului. Dacă perioada de probă a expirat, contractul nu mai poate înceta prin notificarea specifică acestei etape.
Este recomandat ca firma să urmărească, încă de la angajare, trei date importante:
· data începerii activității;
· durata perioadei de probă;
· ultima zi în care notificarea poate fi transmisă.
O simplă eroare de calendar poate schimba procedura aplicabilă și poate crea riscuri pentru angajator.
3. Efectuează o evaluare scurtă înainte de decizie
Legea nu obligă angajatorul să motiveze notificarea de încetare în perioada de probă. Totuși, este util ca firma să aibă intern o minimă evaluare a activității salariatului.
Această evaluare poate urmări:
· atribuțiile principale ale postului;
· punctualitatea și respectarea programului;
· calitatea activității;
· respectarea instrucțiunilor;
· comunicarea cu echipa sau cu clienții;
· problemele observate;
· feedbackul transmis salariatului;
· concluzia privind continuarea sau încetarea colaborării.
Evaluarea nu trebuie să fie complicată, dar ajută firma să arate că decizia a avut legătură cu activitatea profesională, nu cu motive personale.
4. Transmite notificarea în scris
Contractul poate înceta în perioada de probă prin notificare scrisă, la inițiativa angajatorului sau a salariatului. Nu este necesar preaviz și nu este necesară motivarea notificării.
Notificarea ar trebui să includă:
· datele angajatorului;
· datele salariatului;
· numărul și data contractului individual de muncă;
· mențiunea că încetarea are loc în perioada de probă;
· temeiul legal;
· data încetării contractului;
· semnătura reprezentantului angajatorului;
· dovada comunicării către salariat.
5. Păstrează notificarea simplă și clară
Notificarea de încetare în perioada de probă nu trebuie încărcată cu reproșuri, acuzații sau explicații detaliate. Documentul trebuie să fie scurt, clar și corect juridic.
Nu este recomandat ca notificarea să includă formulări care seamănă cu o concediere disciplinară. Dacă apar acuzații privind abateri, comportament sau neîndeplinirea obligațiilor, firma poate crea singură riscuri suplimentare.
Pentru perioada de probă, notificarea trebuie să rămână un document simplu de încetare, nu o motivare extinsă a deciziei.
6. Evită motivele care pot părea abuzive sau discriminatorii
Chiar dacă notificarea nu trebuie motivată, angajatorul trebuie să fie atent la context. Încetarea contractului în perioada de probă poate deveni problematică dacă pare legată de motive care nu au legătură cu activitatea profesională.
Atenție mai ales dacă încetarea apare imediat după:
· concediu medical;
· comunicarea unei sarcini;
· solicitări privind drepturi salariale;
· sesizări făcute de salariat;
· conflicte personale;
· criterii legate de vârstă, sex, origine, dizabilitate, religie sau alte motive discriminatorii.
În astfel de situații, este recomandat ca firma să verifice cu atenție documentele și contextul înainte de transmiterea notificării.
7. Păstrează dovada comunicării
Notificarea trebuie comunicată salariatului. Firma ar trebui să păstreze dovada comunicării, pentru a putea arăta când și cum a fost transmis documentul.
Dovada poate fi:
· semnătură de primire;
· confirmare pe e-mail;
· confirmare de transmitere prin curier;
· proces-verbal de refuz de primire;
· altă dovadă clară a comunicării.
Fără dovada comunicării, pot apărea discuții privind data încetării contractului sau valabilitatea procedurii.
8. Păstrează documentele în dosarul de personal
Pentru o încetare în perioada de probă, firma ar trebui să păstreze:
· contractul individual de muncă;
· fișa postului;
· evaluarea internă, dacă a fost realizată;
· notificarea de încetare;
· dovada comunicării notificării;
· documentele finale de încetare;
· dovada plății drepturilor salariale la zi.
Aceste documente pot fi importante dacă salariatul contestă ulterior încetarea contractului sau dacă firma trebuie să explice modul în care a gestionat procedura.
9. Check-list înainte de transmiterea notificării
Înainte de transmiterea notificării, firma ar trebui să verifice:
· perioada de probă este prevăzută în contract?
· termenul nu a expirat?
· notificarea este redactată în scris?
· data încetării este clară?
· documentul este semnat de persoana care reprezintă firma?
· există o modalitate clară de comunicare către salariat?
· decizia poate fi interpretată ca discriminatorie sau abuzivă?
· sunt pregătite documentele finale și plata drepturilor salariale?
Această verificare simplă poate evita situațiile în care firma consideră că a procedat corect, dar termenul, documentele sau contextul creează riscuri.
Ai nevoie de sprijin? PTIR te poate ajuta
Dacă ești la început și nu știi cum să gestionezi perioada de probă, notificările de încetare sau documentele de personal, PTIR îți poate oferi informații utile, orientare și acces la o comunitate de tineri antreprenori.
Prin articolele publicate pe site, prin evenimentele PTIR Business Connect și prin întâlnirile directe cu tinerii antreprenori, PTIR aduce mai aproape explicații clare, exemple practice și specialiști din domenii relevante pentru dezvoltarea unei afaceri: legislația muncii, resurse umane, fiscalitate, management, digitalizare, finanțări sau relații comerciale.
