Din ce în ce mai multe platforme online şi servicii digitale se bazează pe datele pe care utilizatorii le furnizează direct – când îşi creează conturi, completează formulare, se înscriu la newslettere sau participă la promoţii. Aceste informaţii, denumite „first-party data”, sunt extrem de valoroase pentru marketing, personalizare şi comunicare comercială, însă utilizarea lor implică responsabilităţi juridice clare.
- Stabilirea temeiului juridic
Operatorii trebuie să identifice şi să documenteze temeiul legal pe care se bazează prelucrarea datelor: fie executarea unui contract, fie consimţământul, fie interesul legitim. Această alegere trebuie să reflecte exact scopul pentru care datele au fost colectate.
De exemplu, dacă datele au fost obţinute pentru crearea unui cont necesar vânzării unui produs, atunci temeiul poate fi contractul; dacă au fost obţinute în scop de marketing sau personalizare voluntară, atunci temeiul va fi consimţământul.
- Limitele şi obligaţiile privind scopul şi necesitatea
Datele trebuie colectate doar pentru un scop clar, justificat şi declarat. Operatorii trebuie să diferenţieze între câmpurile obligatorii şi cele opţionale, în funcţie de scopul declarat, şi să prevadă mecanisme de verificare a validităţii informaţiilor furnizate.
Ulterior, dacă operatorul doreşte să utilizeze datele în scopuri diferite faţă de cele iniţiale (ex: marketing în alt canal, targetare externă), trebuie să analizeze compatibilitatea scopului iniţial cu cel nou şi, dacă nu e compatibil, să solicite consimţământ separat sau alt temei legal adecvat.
- Comunicare comercială şi restricţii
Pentru trimiterea de comunicări comerciale (newslettere, SMS, notificări push) operatorul trebuie să ţină cont de două situaţii:
- Dacă utilizatorul nu a achiziţionat anterior produsul/serviciul de la operatorul respectiv, transmiterea comunicărilor comerciale presupune obţinerea unui consimţământ expres, separat pentru fiecare canal de comunicare.
- Dacă utilizatorul a achiziţionat produsele/serviciile, atunci se poate aplica un regim simplificat, dar operatorul trebuie să asigure posibilitatea de opoziţie gratuită, să limiteze comunicările la produse/servicii similare şi să includă opţiune clară de dezabonare.
- Măsuri de management şi securitate
Operatorii trebuie să implementeze mecanisme corecte de informare a persoanelor vizate, să permită exercitarea drepturilor acestora (acces, ştergere, opoziţie), să reevalueze periodic consimţământul dacă acesta este temeiul legal, şi să evalueze dacă activitatea de prelucrare implică un risc ridicat pentru drepturile şi libertăţile persoanelor – caz în care poate fi necesară o evaluare a impactului asupra protecţiei datelor (DPIA).
De asemenea, colaborarea cu furnizori de tehnologii (ex: platforme de publicitate, servicii „custom audience”) se face doar după verificarea relaţiei contractuale, a responsabilităţilor şi documentaţiei de prelucrare (operator-furnizor).
- Recomandări pentru operatori
Pentru a folosi first-party data în condiţii de legalitate şi eficienţă:
- Documentaţi scopurile de colectare şi prelucrare înainte de implementare.
- Stabiliţi clar câmpurile de date necesare pentru fiecare scop şi evitaţi colectarea excesivă.
- Implementaţi formulare clare, transparente, cu opţiuni distincte de consimţământ pentru fiecare canal.
- Menţineţi registre clare ale consimţământului şi mecanisme simple de retragere.
- Planificaţi politici de retenţie, ştergere şi anonimizare a datelor care nu mai servesc scopului declarate.
- Verificaţi periodic dacă prelucrările derulate (ex: marketing, personalizare) se mai încadrează în scopul iniţial sau dacă este necesar un temei separat.
