Noul sistem REGES-ONLINE marchează o transformare majoră în modul în care angajatorii își gestionează evidența salariaților. Înlocuind vechea aplicație REVISAL, platforma oferă o abordare complet digitalizată, cu accent pe transparență, eficiență și trasabilitate.

Cea mai importantă modificare este faptul că nu mai este necesară informarea Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM) privind persoana responsabilă cu operarea în registru. Sistemul generează automat un jurnal de operațiuni, care înregistrează în timp real cine a efectuat fiecare modificare, când și asupra cărei informații. Astfel, răspunderea devine clară și verificabilă, fără a mai fi nevoie de formalități suplimentare.

Ce trebuie să știe angajatorii?

Pentru firmele mici și mijlocii, trecerea la REGES-ONLINE aduce atât avantaje, cât și obligații noi. Sistemul este accesibil exclusiv online, prin autentificare cu ROeID sau semnătură electronică calificată, eliminând necesitatea instalării aplicațiilor locale.

Angajatorii trebuie să se asigure că:

• au creat contul de acces în REGES-ONLINE și că datele de identificare sunt corect completate;
• toate contractele active sunt actualizate și reflectă corect situația angajaților (inclusiv modificările de funcție, salariu, program, sau loc de muncă);
• sunt completate noile câmpuri introduse de platformă: nivel de studii, loc efectiv al muncii, tip de program (hibrid, mobil, telemuncă), grad de handicap, dacă este cazul;
• este stabilită intern persoana sau echipa cu drept de operare în registru, chiar dacă ITM nu mai trebuie notificat;
• se verifică periodic jurnalul de operațiuni, pentru a preveni eventualele erori sau accesări neautorizate.

Avantaje pentru IMM-uri

Pentru mediul antreprenorial, REGES-ONLINE aduce o serie de beneficii concrete:

• Simplificarea raportării: nu mai este nevoie de transmiterea fișierelor .rvs sau de instalarea aplicațiilor locale. Actualizările se fac direct în sistem, cu confirmare instantanee.
• Reducerea birocrației: eliminarea notificării ITM privind operatorul registrului scade timpul administrativ necesar.
• Trasabilitate și siguranță: fiecare modificare este înregistrată automat, ceea ce oferă protecție suplimentară împotriva greșelilor sau intervențiilor neautorizate.
• Acces permanent la date: platforma este disponibilă online 24/7, cu posibilitatea de export a rapoartelor și situațiilor utile pentru managementul resurselor umane.
• Integrare cu alte sisteme publice, precum Revisal-Cloud și Spațiul Privat Virtual, facilitând interoperabilitatea instituțională.

Pași recomandați pentru conformare

1. Înregistrare în platformă – fiecare firmă trebuie să își creeze cont și să stabilească modul de autentificare (ROeID sau semnătură electronică).
2. Audit intern al datelor – verificarea completitudinii informațiilor pentru toți salariații, în special în cazul celor cu contracte suspendate, detașări sau forme atipice de muncă.
3. Verificarea corectitudinii istoricului – la migrarea din REVISAL, unele date pot necesita validare manuală.
4. Definirea rolurilor de acces – pentru firmele care lucrează cu servicii externalizate de HR, este importantă claritatea privind cine are dreptul de modificare sau doar de vizualizare.
5. Implementarea unei proceduri interne de control – o politică simplă privind frecvența actualizărilor, verificarea jurnalului și modul de documentare a modificărilor.

Importanța jurnalului de operațiuni

Jurnalul devine principalul instrument de control și responsabilitate. Fiecare acces, modificare sau export este automat înregistrat, oferind o evidență completă și auditabilă. Pentru IMM-uri, acest lucru reprezintă o garanție suplimentară în fața eventualelor controale sau dispute interne.

De asemenea, jurnalul permite trasabilitatea în timp real, ceea ce poate fi extrem de util pentru angajatorii cu mai multe puncte de lucru sau cu activități distribuite teritorial.

Ce riscuri trebuie evitate?

Chiar dacă notificarea ITM nu mai este obligatorie, responsabilitatea pentru corectitudinea datelor introduse în REGES rămâne exclusiv a angajatorului. Lipsa actualizării informațiilor, întârzierile sau erorile pot duce în continuare la sancțiuni contravenționale.

Pentru firmele care externalizează serviciile de personal, este esențială încheierea unui contract clar cu prestatorul, în care să fie stabilite responsabilitățile de operare și de protecție a datelor.

🖥️ Implementarea REGES-ONLINE reprezintă un pas important către digitalizarea completă a relațiilor de muncă și către reducerea birocrației administrative.

Pentru IMM-uri, platforma oferă mai mult control, eficiență și securitate asupra gestionării datelor de personal, dar succesul acestei tranziții depinde de pregătirea internă și de actualizarea continuă a proceselor de resurse umane.

Un management atent al datelor din REGES-ONLINE va deveni, în scurt timp, o condiție esențială pentru conformitate și pentru buna funcționare a oricărei afaceri moderne.