Declararea corectă a domiciliului fiscal a redevenit esențială după ce ANAF a intensificat verificările la „firmele de apartament”. Greșeli aparent minore – adresă neidentificabilă, contract de sediu expirat, sediu nefuncțional – pot declanșa declararea inactivității, cu efecte directe: pierderea codului de TVA, refuzul partenerilor de a lucra cu firma și blocaje contractuale până la remediere.

Cadrul procedural e clar: dacă domiciliul fiscal declarat nu permite identificarea contribuabilului sau sediul nu funcționează efectiv, ANAF poate trece firma la inactivi. În practică, problemele apar când sediul este doar formal, fără prezență minimă la adresă, când documentele de deținere sau folosință nu mai sunt valabile, sau când obligațiile declarative se neglijează pe parcursul unui semestru. Reactivarea e posibilă, dar cere depunerea tuturor declarațiilor restante, plata obligațiilor și dovedirea funcționării la adresa fiscală.

Pentru antreprenori, soluția este operațională, nu birocratică: stabiliți o adresă clară, la care autoritatea poate face verificări; mențineți contractul de sediu (proprietate, închiriere, comodat, găzduire) actualizat și arhivat împreună cu dovada dreptului de folosință; asigurați o minimă prezență sau persoană de contact la locație; sincronizați datele din Registrul Comerțului cu cele declarate la ANAF, mai ales după mutări sau extinderi; monitorizați termenele de depunere astfel încât să nu existe semestre „albe” în care firmei îi lipsesc declarațiile.

Riscul comercial e real și imediat: pierderea codului de TVA taie dreptul de deducere și crește costul real al achizițiilor; partenerii pot suspenda livrările și plățile până la reactivare; reputația de conformare se deteriorează. Din această perspectivă, o verificare trimestrială a situației sediului, a documentelor-suport și a calendarului declarativ ar trebui tratată ca rutină de guvernanță în boardul IMM-ului.