Într-un context de intensificare a controalelor fiscale și administrative, IMM-urile se confruntă tot mai des cu verificări inopinate din partea ANAF, Inspecției Muncii și altor autorități de control. Diferența dintre un control bine gestionat și unul care generează sancțiuni poate fi făcută de modul în care firmele se pregătesc din timp, completează documentele obligatorii și interacționează cu inspectorii.

🔹 Ce este controlul inopinat?

Controlul inopinat este o verificare efectuată de autorități fără o notificare prealabilă semnificativă, într-o zi lucrătoare, la sediul firmei, în scopul verificării conformității fiscale, contabile și de muncă. Potrivit legislației, angajatorii trebuie să fie pregătiți pentru astfel de situații, care pot surprinde în mod neașteptat, dar pentru care există reguli clare de desfășurare.

🔹 Registrul Unic de Control – regula de bază

Un element central al verificărilor îl reprezintă Registrul Unic de Control (RUC), un document obligatoriu pentru toate firmele care pot fi supuse controlului de stat.

🔸 Ce conține RUC?

• datele societății și ale persoanei responsabile;
• mențiuni despre controalele anterioare și rezultatele acestora;
• indicii privind documentele puse la dispoziție;
• modul în care s-au soluționat observațiile din controalele anterioare;

🔸 Cum completezi corect RUC

• registrul trebuie să fie actualizat temeinic și la zi înainte de orice control;
• trecerea informațiilor trebuie să fie clară, lizibilă și completă, astfel încât orice inspector să înțeleagă rapid istoricul firmei;
• evidențierea soluțiilor adoptate la constatările anterioare arată o firmă responsabilă și colaborativă.

Un registru incomplet sau neactualizat poate genera interpretări nefericite și poate complica inutil verificarea.

🔹 Locul și desfășurarea controlului

Controlul poate avea loc:

• la sediul firmei;
• la locurile unde se desfășoară efectiv activitatea;
• la domiciliul persoanei juridice în anumite situații.

Inspectorii au dreptul de a accesa spațiile destinate activității economice și de a solicita documente relevante. Este important ca acestea să fie organizate și accesibile, astfel încât verificarea să decurgă fără întârzieri.

🔹 Ce trebuie să pună la dispoziție angajatorul?

În timpul controlului inopinat, angajatorul trebuie să aibă disponibile, după caz:

• registrul contabil și situațiile financiare;
• documentele de evidență a salariaților și contractele individuale de muncă;
• evidența timpului de muncă și pontaje;
• registrele de evidență fiscală și declarațiile fiscale depuse;
• copie a Registrului Unic de Control actualizat.

Organizarea internă și disponibilitatea acestor documente conduc la o desfășurare eficientă a controlului.

🔹 Comunicarea cu inspectorii

Atitudinea și modul de comunicare cu inspectorii sunt esențiale. Principalele recomandări sunt:

• păstrează un ton profesional și cooperant, fără a te angaja în discuții speculative;
• solicită clarificări dacă nu înțelegi o cerință și oferă documentele în ordine;
• nu interfera cu activitatea de control; oferă spațiu pentru evaluare fără restricții nejustificate;
• dacă apar observații, notează clar fiecare constatare, dar evită confruntările directe.

O comunicare eficientă reduce riscurile unor interpretări greșite și ajută la încheierea controlului în termeni normali.

🔹 Reacția la observații și consecințele

Inspectorii pot formula note de constatare sau obligații de conformare la finalul verificării. Acestea trebuie tratate cu seriozitate:

• nu ignora observațiile – notează termenele limită pentru remediere;
• comunică intern responsabililor de domeniu (contabilitate, HR etc.);
• pune în aplicare recomandările și păstrează dovada remedierilor;
• dacă consideri că o constatare este nejustificată, poți formula observații în scris sau, dacă este cazul, o contestație în limitele prevăzute de lege.

Un răspuns corect, documentat și structurat arată bună-credință și poate reduce sancțiunile.

🔹 Sfaturi PTIR pentru IMM-uri

✔️ Actualizează Registrul Unic de Control permanent, nu doar când prezinți pentru control.

✔️ Organizează documentele intern, pe grupe (fiscal, contabil, resurse umane), astfel încât să fie accesibile imediat.

✔️ Pregătește echipa pentru controale – știe cine răspunde pentru ce documente.

✔️ Evită întârzierile – orice ezitare poate fi interpretată ca lipsă de cooperare.

✔️ Creează proceduri interne de răspuns rapid la solicitările de control, cu responsabili desemnați.

📌Controlul inopinat nu este obligatoriu o situație de criză dacă firmele sunt pregătite din timp: documentele sunt complete, Registrul Unic de Control este actualizat, iar comunicarea cu inspectorii este profesională. Un control bine gestionat poate reduce riscurile de sancțiuni, poate clarifica neînțelegeri și poate întări conformarea administrativă și fiscală a IMM-urilor.