Parlamentul a adoptat recent o măsură care permite ca documentele să fie certificate „conform cu originalul” prin utilizarea unei semnături electronice, fără a mai fi necesară aplicarea unei semnături olografe. Această schimbare reprezintă un pas important către digitalizarea proceselor administrative și simplificarea fluxului de documente între instituții, firme și persoane fizice.

Măsura permite semnarea electronică a declarațiilor pe proprie răspundere, a copiilor digitale ale documentelor și a oricăror înscrisuri pentru care este necesară certificarea conformității cu originalul. În practică, asta înseamnă că atât companiile, cât și cetățenii pot transmite documente validate digital, fără deplasări și fără tipărirea lor în format fizic.

Semnătura electronică calificată sau avansată devine astfel un instrument suficient pentru certificarea conformității, cu aceeași valoare legală ca în cazul semnăturii olografe aplicate în colțul documentului. Acest lucru reduce birocrația, scurtează timpii de procesare și oferă instituțiilor un mod mai sigur și eficient de verificare.

Pentru mediul de afaceri, beneficiile sunt semnificative: transmiterea rapidă a documentelor către bănci, autorități fiscale, finanțatori sau parteneri, eliminarea costurilor administrative și eficientizarea fluxului intern de aprobare. Eliminarea dependenței de formatul fizic sprijină și companiile cu structuri distribuite sau cu activități preponderent remote.

Sfaturi utile pentru IMM-uri

• Introduceți în procedurile interne acceptarea și utilizarea documentelor certificate electronic.
• Folosiți semnătura electronică calificată pentru toate documentele pentru care este necesară certificarea conformității.
• Implementați sisteme de arhivare digitală, astfel încât copiile conforme să fie ușor de gestionat și verificat.
• Informați angajații cu privire la valabilitatea juridică a semnăturilor electronice pentru a evita blocajele administrative.
• Automatizați comunicarea cu clienții și partenerii pentru transmiterea documentelor în format exclusiv digital.

Măsura reprezintă un avantaj net pentru digitalizarea relației dintre mediul de afaceri și instituțiile publice, reducând timpul și costurile aferente procesării documentelor.