Accesul la informațiile privind beneficiarii reali ai companiilor din România este în prezent limitat, în urma aplicării directe a unei decizii a Curții de Justiție a Uniunii Europene. Regimul anterior, care permitea accesul liber al publicului la aceste date, a fost înlocuit de un sistem bazat pe justificarea interesului legitim, ceea ce modifică semnificativ modul în care companiile sunt verificate din exterior.
Conform noii abordări, accesul la Registrul Beneficiarilor Reali este permis doar entităților ce au atribuții în domeniul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului sau care pot demonstra o necesitate reală și directă de consultare. Printre acestea se numără instituțiile publice, autoritățile fiscale, instituțiile de credit, auditorii, notarii, avocații și alți profesioniști care desfășoară activități supuse reglementărilor AML (Anti-Money Laundering).
Publicul larg și operatorii economici fără justificare formală nu mai pot accesa liber informațiile privind structura de proprietate a unei firme. Date precum identitatea beneficiarului real, deținerile, structura de control și detaliile asociate sunt considerate informații sensibile și trebuie protejate în mod strict.
Ce înseamnă această modificare pentru mediul de afaceri?
Deși obligația companiilor de a declara beneficiarii reali rămâne neschimbată, efectul major este vizibil în zona operațională și de relații comerciale. În lipsa accesului public automat, companiile pot primi mult mai des solicitări directe de la parteneri pentru confirmarea beneficiarilor reali în cadrul procedurilor de due-diligence, KYC sau onboarding de clienți.
Instituțiile financiare, furnizorii mari și companiile cu proceduri stricte de conformitate vor cere documente suplimentare din partea firmelor, care vor trebui să demonstreze rapid cine sunt persoanele care controlează sau beneficiază efectiv de activitatea societății.
Această schimbare poate crește timpul de procesare în tranzacții comerciale, în deschiderea conturilor bancare, în atragerea investițiilor sau în contractele ce necesită verificări extinse ale structurii de proprietate.
De ce a fost limitat accesul?
Decizia CJUE a subliniat necesitatea de a proteja datele personale sensibile ale beneficiarilor reali și de a preveni utilizarea necorespunzătoare a acestor informații. Totodată, transparența în raport cu autoritățile și instituțiile cu obligații legale de verificare este menținută, însă accesul necondiționat al publicului a fost considerat disproporționat.
Sistemul actual urmărește un echilibru între protecția vieții private și instrumentele necesare combaterii criminalității financiare.
Recomandări esențiale pentru IMM-uri?
Pentru a evita întârzieri și blocaje în activitatea curentă, IMM-urile ar trebui să își ajusteze din timp fluxurile interne:
- Actualizați imediat datele beneficiarilor reali la registrul competent, pentru a evita neconcordanțele în verificările externe.
- Pregătiți un set de documente standard (extrase, hotărâri, acte constitutive) pentru situațiile în care partenerii solicită confirmări formale.
- Includeți verificarea beneficiarilor reali în procedurile interne de conformitate și onboarding pentru clienți sau furnizori.
- Stabiliți o persoană responsabilă intern pentru transmiterea promptă a documentelor cerute de bănci sau parteneri comerciali.
- Analizați periodic structura acționariatului pentru a preveni neconcordanțele între registru și situația reală
- Consultați un specialist în drept societar sau AML în tranzacții complexe sau în colaborări de risc.
Prin actualizarea procedurilor interne și prin gestionarea corectă a documentelor privind beneficiarii reali, IMM-urile se pot adapta rapid acestui regim nou, evitând întârzieri și neconformități.
Decizia CJUE poate fi consultată aici:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=CELEX:62020CJ0037
