În contextul digitalizării sistemului de evidență a salariaților, platforma REGES-ONLINE devine un instrument esențial pentru transparență, trasabilitate și conformitate administrativă. Odată cu noile actualizări ale platformei, foștii salariați au acum posibilitatea de a verifica și solicita corectarea datelor personale și contractuale înregistrate de angajator.

Această evoluție schimbă semnificativ responsabilitățile firmelor, în special ale IMM-urilor, care trebuie să acorde o atenție crescută gestionării corecte și la timp a evidențelor electronice de muncă.

Ce presupune solicitarea de corecție?

Un fost angajat poate sesiza angajatorul cu privire la o eroare identificată în registrul de evidență a salariaților, precum:

• numele, prenumele sau CNP-ul greșit;
• date incorecte privind funcția, locul muncii sau durata contractului;
• data de început sau încetare a activității;
• erori privind tipul contractului sau norma de muncă.

În baza cererii, angajatorul este obligat să analizeze solicitarea și, dacă aceasta este întemeiată, să efectueze corecția direct în sistemul REGES-ONLINE, prin intermediul funcției dedicate din platformă.

Corecțiile pot fi realizate doar de persoanele desemnate, iar fiecare modificare este trasabilă, având un istoric complet al intervențiilor (data, operatorul, natura modificării).

Obligațiile angajatorului

1. Verificarea notificării: Angajatorul trebuie să verifice conținutul sesizării primite de la fostul salariat și să confirme dacă eroarea este reală.
2. Rectificarea promptă: În cazul confirmării erorii, datele trebuie corectate fără întârziere, respectând structura și validările sistemului electronic.
3. Documentarea procesului: Este recomandat ca fiecare corecție să fie susținută de documente justificative (contracte, acte adiționale, decizii), păstrate în dosarul de personal.
4. Notificarea persoanei vizate: După efectuarea corecției, angajatorul trebuie să comunice fostului angajat faptul că modificarea a fost realizată.
5. Păstrarea evidențelor: Toate intervențiile trebuie înregistrate în arhiva electronică și pot fi verificate în caz de audit sau control ITM.

Riscuri pentru firme în lipsa corecțiilor

• Neconcordanțe în istoricul de muncă – datele eronate pot afecta accesul fostului salariat la drepturile legale (șomaj, pensie, vechime, beneficii).
• Sancțiuni contravenționale – lipsa corectării datelor la solicitarea persoanei vizate poate fi interpretată ca refuz de actualizare a informațiilor oficiale, ceea ce poate atrage amenzi.
• Pierderea încrederii și a reputației – pentru IMM-uri, erorile repetate în sistemele oficiale pot afecta imaginea profesională în relația cu autoritățile și partenerii.
• Costuri administrative suplimentare – remedierea ulterioară a erorilor, mai ales după controale, necesită timp și resurse suplimentare.

Beneficii ale gestionării corecte

• Transparență și încredere între angajator și angajați (actuali sau foști);
• Simplificarea controalelor ITM, datorită corectitudinii evidențelor;
• Reducerea riscurilor legale și reputaționale;
• Îmbunătățirea proceselor de HR digitalizate, prin date curate și actualizate în timp real.

Recomandări pentru IMM-uri

• Implementați o procedură internă de corecție a datelor din REGES-ONLINE, cu termene și responsabilități clare.
• Asigurați formarea persoanelor responsabile pentru utilizarea corectă a funcțiilor de modificare și corecție.
• Colaborați cu firmele de contabilitate sau HR externalizate pentru a verifica periodic calitatea datelor înregistrate.
• Încurajați o comunicare transparentă cu salariații privind dreptul de acces și corectare a datelor personale.
• Utilizați rapoartele automate din REGES-ONLINE pentru a identifica inconsecvențele înainte ca acestea să fie semnalate extern.

🗂️ Corectarea datelor în REGES-ONLINE nu mai este o simplă formalitate administrativă, ci o componentă esențială a managementului responsabil al resurselor umane.
Pentru angajatori și IMM-uri, promptitudinea în rectificarea erorilor este o dovadă de profesionalism, respect față de legislație și grijă față de oamenii care au contribuit la activitatea companiei.

Este un pas concret spre o cultură organizațională bazată pe transparență, acuratețe și încredere — valori fundamentale într-o economie digitalizată.