Sistemul electronic de gestionare a registrului salariaţilor introduce, pe lângă funcţionalităţi noi, şi obligaţii importante pentru angajatori cu privire la delegarea drepturilor de operare. Deşi pare un mecanism simplu, există o diferenţiere esenţială: doar în cazul încetării contractului individual de muncă al angajatului delegat încetarea delegării are loc automat.

• Care este regula?

Atunci când angajatorul desemnează o persoană — angajat sau prestator — ca delegat în REGES-Online, dreptul de acces al acesteia poate continua până când este revocat în mod expres sau intervine automat un eveniment specific. Cazul în care delegarea încetează automat este acela în care delegatul este un salariat al angajatorului şi contractul său individual de muncă încetează. În toate celelalte situaţii — cum ar fi delegarea către prestatori, împuterniciţi sau persoane care nu încetează prin contract individual de muncă — delegarea trebuie încheiată manual.

• Implicaţii practice pentru angajatori

Angajatorii trebuie să verifice imediat starea delegărilor active în contul REGES-Online:

• Dacă un angajat delegat şi-a încheiat contractul de muncă, sistemul marchează de la sine delegarea ca încetată.
• Dacă delegarea este către un prestator/externalizare sau către un împuternicit care nu este angajat cu contract de muncă ce încetează, angajatorul trebuie să opereze manual încetarea delegării (prin opţiunea „Încetare delegare” din platformă).
• Schimbarea delegatului sau atribuirea unor persoane noi nu are efect automat asupra delegărilor existente — simpla desemnare a altora nu revocă delegările vechi dacă acestea nu au fost încheiate explicit.

• Recomandări în contextul întreprinderii de toate dimensiunile

Pentru evitarea confuziilor şi riscurilor administrative, angajatorii ar trebui să adopte următoarele bune practici:

• Să monitorizeze periodic lista delegaţilor activi în REGES-Online şi să marcheze clar persoanele care au încetat contractul sau au încetat colaborarea.
• Să documenteze intern decizia de delegare, să precizeze durata, responsabilităţile şi momentul încetării, precum şi să arhiveze dovada încetării delegării în fişele interne.
• Să instruiască persoanele responsabile cu securitatea datelor şi accesul în sistem, având în vedere că delegările implică drepturi extinse asupra registrului salariaţilor.
• Să reevalueze periodic dacă persoanele delegate sunt potrivite pentru rol şi să procedeze la încetarea delegării imediat ce relaţia contractuală sau de muncă s-a încheiat.